Internaliser la relance client pour se faire payer plus rapidement

Sophie Ianiro
Sophie Ianiro
Jul 08, 2019

Pour toute entreprise, la trésorerie est le nerf de la guerre. Malheureusement, les retards de paiement arrivent fréquemment, se transformant parfois en facture impayée. Et malgré des mesures législatives dissuasives, les retards de paiement persistent et ne se réduisent plus, et un tiers des entreprises subit encore ces retards qui pèsent sur leur trésorerie.

La relance de facture impayée est un sujet tabou. Pourtant, faire rentrer l’argent est tout aussi important que de produire ou de vendre !

La relance des clients en retard de paiement est une mission qui présente beaucoup d’enjeux pour votre entreprise, notamment pour réduire vos impayés et sécuriser votre trésorerie. Mais bien plus qu'un enjeu financier, l'autre préoccupation majeure pour les entreprises est de préserver la relation client.

Les cas d'impayés ou de retard de paiement sont des périodes délicates. Et c'est dans ces moments-là qu'il faut tout faire pour maintenir une relation honnête, transparente et professionnelle avec votre client. Vous avez noué une relation de confiance durant le cycle de vente, il croit en votre produit/service, il paraît impensable de malmener vos échanges au moment de la relance.

Gardez le contrôle sur vos actions et préservez les échanges avec vos clients en leur adressant des actions de relance pertinentes !

Internaliser la relance client pour favoriser la relation

La relance client est un sujet sensible. Lorsque vous relancez un client, il s'agit forcément de lui rappeler qu'il n'a pas payé sa facture dans les temps impartis. Et s'il ne s'agit plus de relance technique, mais d'un litige commercial, la vigilance est de mise, car votre relation est en jeu ! En bref, vous touchez en plein coeur votre relation client !

Lorsqu'il faut relancer un client pour lui évoquer un paiement, il est très important de manier les mots. Mais les bons mots ne suffisent pas toujours. La relance doit être construite comme un processus complet alliant message, support, expéditeur, etc. En d'autres termes, le message doit être adressé à la bonne personne, mais aussi provenir du bon interlocuteur et arriver au bon moment en tenant compte du contexte et de la situation commerciale. Une relance mal gérée peut avoir une incidence catastrophique sur votre relation client.

Les mails froids, inadaptés ou automatiques ont le don d’agacer les clients, sans pour autant les encourager à régler leurs créances.

Imaginez recevoir un mail vous mentionnant une somme importante à régler, sans aucun contexte et provenant d'une personne avec qui vous n'avez jamais échangé - c'est ce qui peut arriver lorsqu'on a recours à un tiers effectuant la relance à votre place par exemple. Votre client pourrait ne pas se sentir concerné voire même s'agacer... Votre relance n'est pas du tout efficace. Pire, elle peut détériorer vos relations. A l’inverse, en faisant intervenir la bonne personne au bon moment, votre client se sentira concerné et répondra plus volontairement à votre demande.

Un processus de relance incomplet, une facture impayée oubliée, un client mauvais payeur sont autant de risques qui pèsent sur la trésorerie. La relance client est un problème transverse dans l’entreprise et doit être gérée par les équipes financières, commerciales mais aussi dirigeantes. Impliquer différentes personnes de votre entreprise permet de construire une gradation dans votre plan de relance et ainsi le rendre encore plus efficace.

Internaliser la relance, la solution pour reprendre le contrôle de votre poste clients ! 📈

La relance client intervient souvent en dehors des processus du cycle de vente. Pourtant, elle doit figurer au centre des préoccupations de toutes les équipes car c'est un sujet clé pour la performance et la réussite de l'entreprise. Sans ces encaissements, l'entreprise ne peut garantir sa pérennité.

Reprenez le contrôle de votre poste clients ! En privilégiant une relance réalisée en interne, vous pouvez construire un plan de relance précis, personnalisé et systématique. L'important, c'est le rythme ! Une relance efficace tient compte des canaux appropriés pour faciliter la réception et la réponse de votre client. En utilisant différents canaux, vous adaptez votre relance au degré d’urgence de la situation, comme par exemple :

Un email de l'équipe financière pour déclencher une action systématique à chaque facture impayée afin de notifier le client de son retard.
Un appel téléphonique du commercial en charge du client 10 jours après le mail précédent. Son intervention peut permettre de débloquer certaines situations litigieuses et de faire le point sur la situation de ce client.
Un courrier papier, souvent utilisé en dernier recours, après plusieurs actions de relance par email et téléphone.

Une relance en retard équivaut à une relance inefficace : elle indique à votre interlocuteur que vous ne suivez pas correctement vos factures.

Enfin, votre portefeuille de clients comprend différentes typologies de clients avec des degrés de relations hétérogènes. Il faut en tenir compte au moment de la relance ! Vos clients en seront reconnaissants et seront plus enclins à régulariser leur situation rapidement.

Mais c'est souvent plus facile à dire qu'à faire ! Sur le papier, un plan de relance offre une feuille de route simple. Mais en réalité, avec un grand nombre de factures, suivre le plan à la lettre devient un vrai casse-tête. Avec de multiples factures échues en provenance d’un même client et un manque d’alignement entre les divers interlocuteurs internes (responsables de comptes, responsables financiers), cette situation peut nuire au processus de relance piloté par les équipes financières. Il est donc indispensable de s’appuyer sur le bon outil afin de faciliter vos relances clients.

Avec Upflow, internalisez, pilotez et personnalisez votre relance client ⚡️

Avec Upflow, vous pouvez créer des plans de relance sur-mesure pour vos clients, impliquer tous les membres de votre équipe, visualiser l’avancée des actions de relance, collaborer avec d’autres équipes pour gagner en pertinence dans votre processus de relance, et effectuer un suivi au cas par cas de tous vos encours.

La plateforme d’Upflow est simple à installer et à prendre en main. Nous avons conçu cet outil pour que vos plans de relances puissent être automatisés, collaboratifs et personnalisables.

Upflow automatise tout ce qui doit l’être, et vous laisse la main sur les décisions stratégiques. Relances automatiques ? Pas toujours. Relances systématiques ? Obligatoire. Nous savons que tous vos clients ne fonctionnent pas de la même manière, c'est pourquoi, Upflow vous laisse la main sur tous les mails et toutes les actions que vous souhaitez effectuer depuis notre plateforme.

Upflow permet une collaboration simplifiée en impliquant plusieurs équipes sur un même outil. Upflow permet à chacun d’avoir une vue claire sur ses tâches, ses clients, et ses objectifs. Les équipes financières peuvent, en lien avec les commerciaux, piloter toutes leurs actions de relance depuis la solution. Grâce à Upflow, restez synchronisés lors des actions de chacun des interlocuteurs clés dans votre cycle de facturation.

Upflow vous permet de suivre l’impact de vos actions à tout moment et d’adapter votre processus de relance de paiement en attente en fonction de données claires. Vous disposez d'une vue en temps réel sur tous les indicateurs clés de la santé financière de votre entreprise. DSO, BFR, prévisions.

Et, parce qu’Upflow se connecte à tous vous outils, vous pouvez conserver votre solution de facturation, de comptabilité et de CRM tout en utilisant Upflow pour la relance client !

Notre ambition est d'apporter une solution adaptée aux problèmes des équipes financières mais aussi commerciales et dirigeantes. Nous construisons Upflow pour permettre aux entreprises B2B de se faire payer plus facilement et rapidement mais aussi de les aider à mieux piloter et gérer leur trésorerie.

Découvrir Upflow