10 bonnes pratiques pour en finir avec les impayés

Même si la loi française encadre avec rigueur les mauvais payeurs, de nombreuses entreprises subissent encore des retards de paiement. Selon une récente étude, 1 entreprise sur 5 déclare plus de 5% de son chiffre d’affaires en impayé. Les impayés sont donc une menace directe et concrète pour la santé de l'entreprise.

Redoutés par les dirigeants, les délais de paiement pèsent lourdement sur leur trésorerie. Les PME sont rapidement fragilisées par ces impayés qui les pénalisent souvent, et peuvent parfois les mener à une cessation d’activité.

Face à un problème d'une telle ampleur, nous souhaitons sensibiliser et aider les dirigeants mais aussi les équipes financières et commerciales des PME. À travers ces 10 bonnes pratiques, finissez-en avec les impayés !

1. Gagner du temps sur les processus de vente

Les entreprises qui ont un CRM (Customer Relationship Management) vendent en moyenne 30% plus rapidement que les autres. En effet, un outil CRM permet une meilleure organisation du cycle de vente et en étant mieux organisés, les commerciaux sont capables de traiter de façon exhaustive et fluide les opportunités. Ainsi, ils ne passent plus à côté d'une opportunité de vente.

De plus, un outil CRM vous aide aussi à mesurer l'évolution du cycle de vente par commercial, par typologie de client ou d'offre par exemple. Vous avez une vision plus claire sur votre processus de vente et vous pouvez identifier très clairement les axes d'amélioration.

Si vous gagnez du temps dans votre processus commercial, vous gagnez aussi du temps pour vous faire payer plus rapidement !

2. Gagner du temps sur les processus de facturation

Vous vous demandez par où commencer pour réduire vos délais de paiement ? Avant de pointer du doigt vos clients pour vos impayés, assurez-vous que votre processus de facture soit adapté. Bien souvent, les factures qui tardent à être payées ont tout simplement été adressées à la mauvaise personne ou sont erronées. Le client ne s'en aperçoit pas tout de suite, il tarde à vous signaler l'information... De votre côté, il vous faut recommencer le processus de facturation.

Pour éviter cela, commencez par réaliser un inventaire de "la vie de vos factures" afin de passer en revue chaque étape dans votre processus de facturation : qui les édite, qui les envoie, qui les suit, etc. Vous allez pouvoir identifier les points bloquants en interne et y remédier rapidement.

3. Automatiser les tâches répétitives

Une fois que vous avez identifié les tâches de votre processus de facturation qui posent problème, vous savez où vous pouvez avoir un impact significatif. Ces tâches sont souvent réalisées manuellement par une seule et même personne. Si elle est en congés, absente ou commet une erreur, c'est tout le cycle de facturation qui est impacté.

En automatisant les tâches répétitives, vous limitez le nombre d'erreurs et vous vous assurez que cette action sera effectuée. Le robot ne sera jamais en vacances ou malade ! Avec une solution comme Sellsy, vous pouvez transformer un devis en facture en un clic ou automatiser l'envoi de facture pour les projets récurrents par exemple.

L'objectif est de tout mettre en oeuvre en amont pour ne pas avoir à relancer votre client pour un recouvrement.

4. Etre pro-actif dans la relance

Parfois, malgré toutes les solutions déployées de votre côté, certains clients se montrent récalcitrants à payer les factures dans les temps. Il est important de connaitre les concepts comptables clés pour identifier les mauvais payeurs. En les identifiant, vous serez en mesure d'anticiper au mieux les retards de paiement et ainsi tout mettre en oeuvre pour réduire les délais de paiement.

Avec Upflow, vous disposez de votre balance agée en un clic. La balance âgée est une représentation de l'ancienneté des factures. Elle se focalise tout particulièrement sur les factures échues, donc en retard de paiement. Pour être encore plus pro-actif, vous pouvez automatiser le rapprochement bancaire afin de vérifier en temps réel quelle facture a été payée et anticiper les paiements à venir.

5. Adapter le suivi à la typologie du client

Nous constatons qu'à partir d'une vingtaine de factures par mois, les entreprises commencent à avoir du mal à gérer les différentes typologies de clients dans leurs processus de relance. Dans 90% des cas, la relance est inefficace car elle n'est pas adaptée : mauvais contact, informations erronées sur la facture, mauvais canal de communication, etc. Vous ne pouvez pas envoyer une simple relance machinale en espérant que la facture soit payée. La relance client nécessite un vrai travail de préparation et de suivi !

Si la relance client est manquée, alors vous pouvez rapidement vous retrouver avec des délais de paiement ingérables. Pour mettre en place une relance adaptée, il peut être pertinent d'interroger en amont le processus d'achat de votre client. Il pourra vous donner des informations clés qui vous permettront d'adapter votre facturation : contact comptable, délai de paiement contractuel, processus interne, etc.

Chez Upflow, nous savons qu'une relance efficace est une relance personnalisée. C'est pourquoi, nous avons conçu une solution de relance qui permet d'adapter votre cycle de relance en fonction de votre client ou de votre relation commerciale.

6. Varier les modes de communication et les points de contact

Au-delà des relances personnalisées selon la typologie du client, vous pouvez gagner en efficacité en multipliant les canaux de communication. Email, appel téléphonique, courrier papier, lettre recommandée ou parfois même SMS, adressez votre message de relance sur les canaux de communication de votre client.

Autre moyen d'être plus efficace, il s'agit de varier les contacts aussi bien en interne que chez le client. En effet, la plupart du temps l'équipe financière adresse ses emails de relance depuis une adresse fictive. Il peut être pertinent de solliciter une autre personne comme un commercial afin de relancer le client si la situation persiste.

Évidemment, le but n'est pas que 3 experts en interne passent du temps à relancer les clients ! Upflow permet de créer des plans de relance afin de simplifier au maximum le temps passé par vos équipes et d'automatiser le processus, lorsque c'est nécessaire. Par exemple, avec Upflow vous pouvez systématiser un email de relance lorsque la facture a dépassé l'échéance et envoyer un courrier papier en un clic depuis l'interface quand la situation devient urgente.

7. Faciliter le paiement

Afin de simplifier le paiement de vos factures, il est impératif de mettre à disposition toutes les informations nécessaires aux paiements comme le RIB de votre société ou le numéro du bon de commande correspondant. Cela peut paraitre évident, mais c'est pourtant rarement le cas ! De nombreuses erreurs humaines sont à l'origine d'impayés.

Pour faciliter le paiement, assurez-vous d'avoir le moins d'actions possibles entre la réception de la facture (ou de la relance) et le paiement. Pour faciliter la compréhension de la relance client, Upflow a créé un échéancier en ligne qui permet à chaque client de suivre en un coup d'oeil les factures en cours / passées et les paiements à effectuer.

Enfin, les modes de paiement n'ont pas évolué depuis des décennies en B2B... Ce qui cause de nombreuses complications dans les processus de paiement. En variant les modes de paiement, vous simplifiez l'encaissement. En plus du virement, Upflow proposera bientôt le paiement par prélèvement pour les gros montants ou le paiement par carte bancaire pour les petits montants, afin de mettre toutes les chances de votre coté.

8. Consolider les informations de facturation

La majeure partie des retards est causée par des mauvaises informations de facturation. Comme mentionnée précédemment, il peut s'agir d'adresser la facture au mauvais contact mais d'autres situations peuvent augmenter le délai de paiement. Un oubli, aussi fréquent que surprenant, est de ne pas mentionner les informations de paiement dans la facture ou dans l'email. En effet, sans RIB le client aura du mal à régler sa facture !

Nous constatons chez de nombreux client que la gestion de la relance client est assurée par une seule personne, avec un fichier excel sur-mesure et de manière totalement archaïque. Un point d'alerte important car ce type de processus n'est pas du tout communiqué ou communicable au reste de l'entreprise. Impossible de prendre le relai si la personne est absente ou si le volume augmente ! Mais au-delà des limites de ce processus, la traçabilité des relances est une problématique majeure dans ce type de processus.

Plus votre processus de facturation et de relance client est structuré, plus votre délai de paiement se réduit.

9. Impliquer les équipes dans la relance

Le commercial doit se concentrer sur la vente et non pas sur la relance de client. Évidemment, ce n'est pas le rôle des équipes commerciales de relancer les clients en cas de retard de paiement mais il est important de récupérer des informations pertinentes comme le délai moyen de paiement de tel client ou le nombre de factures échues et non échues, etc.

Les commerciaux sont souvent objectivés sur les ventes réalisées et non pas sur l'argent réellement encaissé. Il y a souvent un fossé entre les deux, ce qui cause de d'importants troubles dans la trésorerie de l'entreprise... Grâce à des outils comme Upflow, vous pouvez sensibiliser vos commerciaux à l'importance d'encaisser le chiffre d'affaires et à intégrer cette notion dans leur négociation commerciale bien en amont.

10. Suivre et partager ses résultats

Nous voyons encore trop souvent des équipes administratives et financières totalement déconnectées des réalités business du reste de l'entreprise. Mais il est important de leur communiquer et de leur partager les données de l'entreprise sur le chiffre d'affaires mais aussi concernant le DSO, la balance âgée, etc. De même pour les équipes dirigeantes : de nombreux CEO angoissent à l'idée d'avoir de l'argent dehors et pourtant ils n'ont pas une visibilité sur ce chiffre !

Se faire payer est une préoccupation globale pour l'entreprise et doit concerner plusieurs équipes. Avec des outils qui centralisent et offrent une visibilité en temps réel sur les résultats de l'entreprise, les équipes peuvent anticiper et réagir vite sur des données fiables plutôt que perdre du temps à rechercher ces informations.

Notre mission chez Upflow est de permettre aux PME de se faire payer plus facilement et rapidement mais aussi de les aider à mieux piloter et gérer leur trésorerie. Si vous souhaitez savoir comment nous aidons des centaines d'entreprises à mieux se développer, contactez nous !