Comment recouvrer ses créances clients efficacement ?

Le recouvrement de créances est essentiel pour votre business. Synonyme de trésorerie, il permet à votre entreprise de grandir sainement. 

Y dédier du temps - et à fortiori être efficace n'est pas toujours évident : relancer ses clients prend du temps et de l’énergie aux équipes financières. 

C’est d’autant plus difficile de s’y mettre que la tâche peut être désagréable : après tout, réclamer de l’argent n'est jamais quelque chose de confortable. Le tout est de trouver le juste milieu entre un ton amical et ferme !

Lorsque la situation s’aggrave et qu'un client ne vous paye pas, il faut savoir quand et comment enclencher une procédure de recouvrement judiciaire auprès de vos clients pour récupérer vos créances impayées. 

Curieux d’en savoir plus sur le recouvrement de créances ? Continuez de lire pour savoir quelle stratégie mettre en place pour récupérer vos impayés de manière efficace ! 

Bonne nouvelle, Upflow vous permet de recouvrir automatiquement vos créances. Grâce à notre logiciel, vous pouvez configurer des rappels automatiques pour votre équipe et vos clients, et donc être payé plus rapidement ! 

Le recouvrement de créances : une activité essentielle pour votre entreprise. 

Vendre ses produits ou prestations de services c’est bien, mais être payé pour est encore mieux ! 

Lorsque vos clients ne paient pas leurs créances, c’est la santé de votre entreprise qui est en jeu. Les factures impayées ont un impact sur votre trésorerie, ce qui conditionne la bonne santé de votre entreprise en entier. 

Quand les impayés commencent à s’accumuler, votre croissance est remise en question. Vos investissements sont retardés, la mise en œuvre de nouveaux projets, mais présente aussi un réel risque de faillite. 

C’est d’autant plus vrai pour les start-ups et  PMEs, pour qui la liquidité est essentielle.  

Des factures payées en temps et en heure permettent à l’inverse à votre business de garder le cap et de continuer à grandir sereinement. 

Être payé rapidement signifie pouvoir payer en retour vos fournisseurs selon leurs délais et éviter d'éventuelles pénalités. C’est aussi l’assurance d’avoir assez de cash flow pour payer vos employés et pour avancer sur votre stratégie à long terme.

Le recouvrement de créances est ainsi une activité essentielle pour toute entreprise en pleine croissance. Y dédier des ressources (humaines et financières) est un investissement indispensable pour le futur de votre business !

Mettre en place une stratégie de recouvrement à l’amiable efficace.

Qu’est-ce que le recouvrement à l’amiable ?

Le terme de “recouvrement à l’amiable” est utilisé pour décrire toutes les actions réalisées par l’entreprise pour récupérer ses impayés auprès de ses clients. Aucune autre partie n’est impliquée dans l’affaire, il s’agit ici de trouver une solution à l’amiable avec vos clients. 

Il s’agit des relances par email, téléphone (ou autre) qui sont effectuées directement par votre entreprise. Vous avez en interne toutes les informations nécessaires pour relancer vos clients, sans mettre en péril vos relations commerciales.

Il est aussi possible de déléguer vos relances d’impayés à un cabinet de recouvrement, dont c’est le métier. Les sociétés de recouvrement prennent en général un pourcentage du montant de la somme due comme paiement et sont donc assez onéreuses. 

Chez Upflow, nous pensons que gérer son recouvrement de créances en interne est plus efficace (et moins cher) en utilisant des outils dont c’est la fonction principale (comme nous).

En mettant en place une stratégie interne de recouvrement, vous restez aux manettes de cette activité essentielle. Cela permet de réduire le risque d’impayés en général, mais aussi de cas d’impayés qui devront être réglés devant le système judiciaire. 

Tenter de trouver une solution à l’amiable est par ailleurs un pré-requis avant de passer devant un tribunal. Ce dernier implique une procédure judiciaire basée sur le code de commerce français. Nous en parlons en détails dans la deuxième partie de l’article. 

Quand mettre en place une stratégie de recouvrement amiable des impayés ? 

En théorie, le recouvrement de créance à l’amiable commence par une relance amicale et se termine par une lettre de mise en demeure avec avis de réception. 

La relance sert à rappeler à vos clients leur non-paiement, alors que la mise en demeure sert de dernière action avant le début d’une procédure de recouvrement judiciaire. C’est aussi le point départ pour calculer les pénalités de paiement.  

Mais concrètement, le recouvrement d’impayés commence bien avant. Chez Upflow, nous pensons qu’une bonne stratégie de recouvrement commence avant la date d’échéance de la facture. 

Pour maximiser vos chances d’être payé à l’heure, nous recommandons d'envoyer des rappels de paiement avant qu’ils ne soient dus. Un email 7 jours avant la date d'échéance sert de rappel à votre client de l’échéance qui approche. 

La plupart du temps, les factures ne sont pas impayées par mauvaise foi, mais bien par oubli. Être proactif dans votre démarche permet d’empêcher la plupart des impayés.  

Pour les factures d’ores et déjà impayées, le principe reste le même : rappelez à vos clients que leur facture est due de manière simple et directe. 

Comment mettre en place une stratégie de recouvrement efficace ? 

La stratégie de recouvrement idéale est celle qui correspond à votre entreprise. En fonction de votre business model, de vos clients et de vos cycles de facturation, elle aura des spécificités différentes. 

Prendre le temps de faire le point sur votre stratégie actuelle vous permettra de définir un processus clair et efficace. 

Voici 3 conseils pour votre stratégie de recouvrement : 

• Soyez proactif : envoyez un email de rappel de facture quelques jours avant la date d’échéance (optionnel) mais surtout quelques jours après. Cela rappelle simplement à vos clients que leur facture est due. Votre réactivité démontre aussi que vous êtes sérieux dans votre démarche. 
  

A l’inverse, envoyer une lettre recommandée 6 mois plus tard, sans aucun rappel avant, ne va avoir aucun impact. Votre client ne comprendra pas forcément votre démarche et vos relations commerciales peuvent être menacées.

• Ayez des processus clairs : mettre en place une stratégie de recouvrement en interne permet d’être plus efficace dans votre approche.
  
  Vous pouvez définir différents cas de figure et un calendrier sur lequel vous baser pour vos relances (ex: J+7 pour la première relance, J+15 pour la seconde, J+30 pour la lettre de mise en demeure).
  
  Ces scénarios doivent être personnalisés selon la situation de vos clients (PMEs, client corporate, relation de longue date ou mauvais payeur chronique) et des délais de paiement établis.
  
  Identifiez également en interne les personnes responsables de chaque action : qui est chargé du suivi des relances ? Vers qui les cas graves doivent-ils être envoyés ? Impliquer votre équipe commerciale peut aussi avoir du sens lorsqu’il s’agit d’un nouveau client, ou que votre contact chez votre client reste sans réponse.

• Automatisez au maximum : la relance manuelle d’impayés prend du temps. Il faut trouver le bon numéro de facture, le bon contact, s’assurer de la traçabilité des communications… Tout ce suivi demande du temps qui pourrait être utilisé ailleurs. 

En utilisant une solution comme Upflow, vous pouvez gérer tout votre processus de relance depuis un seul endroit. 

Vous pouvez ainsi définir différentes règles pour envoyer automatiquement des emails et des lettres de relance depuis le logiciel. Automatique ne veut pas dire générique, puisque ces relances sont également personnalisables. 

Relances d’impayés : comment s’y prendre ? 

La relance d’impayés peut se faire via différent moyens : 

• Email,

• Lettre,

• Appel téléphonique, 

• SMS.

On vous recommande de mixer les modes de contacts pour vous assurer que l’information arrive bien à destination. 

Quel que soit le support que vous choisissiez, incluez (ou ayez sous la main): 

• Le numéro du bon de commande et/ou de la facture, 

• La date d'échéance de la facture, mettant en avant le non-respect des délais de paiement. 

• Et bien sûr le montant de la créance. 

Pensez également à inclure la mention concernant les frais de recouvrement sur votre facture, fixés à 40€. 

En fonction de la gravité du retard de paiement, variez le ton de vos communications. Vous pouvez commencer par un email de rappel léger et sympathique, et être de plus en plus sérieux au fur et à mesure de vos communications. 

Lors de l’envoi de la lettre de mise en demeure, faites attention à ne pas menacer votre interlocuteur ! Restez cordial vous permettra de régler la situation plus rapidement. 

Enfin, la lettre doit être adressée au siège social de votre client par recommandé dans une enveloppe neutre. Une enveloppe indiquant la nature de la communication (par exemple rouge, ou avec un tampon “impayé”) peut être considérée comme atteinte à la vie privée. 

Enclencher une procédure de recouvrement judiciaire.

Quand engager une procédure de recouvrement judiciaire ?  

Engager une procédure de recouvrement doit être fait en dernier recours. Mais si votre lettre de mise en demeure est restée sans réponse, il est temps de passer au niveau supérieur. 

La procédure de mise en demeure est un pré-requis pour commencer une procédure judiciaire auprès du tribunal compétent (le tribunal de commerce pour les professionnels).

Assurez-vous d’avoir tous les justificatifs nécessaires, c’est-à-dire vos factures, la preuve de vos relances et l’accusé de réception de votre lettre de mise en demeure.  

Vérifiez également que votre procédure rentre dans le délai de prescription, qui est de 5 ans pour une facture B2B.

Comment entamer une procédure de recouvrement judiciaire de créance ? 

La procédure simplifiée de recouvrement pour les petites créances. 

Pour les petites créances (moins de 5000€), une procédure simplifiée de recouvrement peut être mise en œuvre. 

Selon le code des procédures civiles d'exécution, cette procédure a lieu dans un délai d’un mois à partir de l’envoi d’une lettre recommandée avec demande d’avis de réception par un huissier de justice.

Une fois un accord trouvé entre les deux parties sur le montant et les modalités de paiement, l’huissier délivre un titre exécutoire. 

Si cette procédure n’aboutit pas ou que votre créance ne rentre pas dans la catégorie “petite créances” et face à un retard de paiement qui s’allonge, il y a plusieurs façons d’entamer une procédure judiciaire : 

• La procédure d’injonction (la plus facile),

• L’assignation en référé (en cas d’urgence),

• L’assignation de paiement (plus longue).

Qu’est-ce que la procédure d’injonction ? 

Cette méthode est la plus facile et la plus rapide pour le paiement d’une somme d’argent. A la demande du créancier (vous), l’affaire est portée devant le tribunal compétent. Le juge décide alors si la facture doit être payée, en fonction du cas et des justificatifs fournis. 

Le client n’est pas présent lors de la procédure, mais reçoit une ordonnance d’injonction de payer sa créance en intégralité ou en partie. 

Vous avez ensuite 6 mois pour réclamer votre paiement via un huissier de justice, qui envoie l’ordonnance au débiteur. 

De là, trois cas de figures se présentent : 

1. Votre créancier paie l’ordonnance d’injonction, le montant de la somme due arrive donc sur votre compte en banque. Victoire !
   
   

2. Votre créancier conteste l’ordonnance, auquel cas les deux parties sont amenées à présenter leurs arguments devant le juge. 

1. Votre créancier ne conteste pas mais ne paie pas non plus. Dans ce cas, un titre exécutoire peut être obtenu sur demande auprès du greffe du tribunal. 

Cette procédure est relativement simple et à privilégier si votre client ne conteste pas le paiement d’une somme d’argent. Sinon, tournez-vous plutôt vers une procédure de recouvrement contentieuse. 

Les procédures de recouvrement contentieuses.

En cas de contentieux, le référé provision vous permet d’obtenir le paiement d’une somme d’argent exigible rapidement.

Cette procédure a lieu devant le juge des référés, qui rend une décision de justice provisoire. C’est idéal en cas d’urgence. 

Cette procédure ne tiendra cependant pas si votre client décide de contester cette décision en portant l’affaire devant un juge du fond, qui rendra lui une décision de justice définitive. C’est ce qu’on appelle l’assignation en paiement. 

L’assignation en paiement est plus longue et plus coûteuse que la procédure de référé provision, notamment puisqu’elle est contradictoire : les deux parties sont présentes devant le juge. 

A noter que si votre client est en cessation de paiement, la procédure à entreprendre est différente. Il est recommandé d’ouvrir une procédure collective, qui va placer l’entreprise sous contrôle judiciaire afin d’organiser un plan de paiement de ses créances. 

Placer une entreprise en procédure collective (liquidation ou redressement judiciaire) est un acte qui a des conséquences graves et motive souvent les payeurs de mauvaise foi à régler leurs dettes. 

Si les actions judiciaires sont parfois nécessaires, le meilleur moyen pour les prévenir est d’avoir une stratégie de recouvrement en amont efficace. C’est là que l’automatisation peut faire toute la différence. 

L’automatisation, la clé pour éviter les procédures judiciaires.

Utiliser un outil comme Upflow vous permet de trouver un bon compromis entre efficacité et productivité sur vos recouvrements. 

C’est d’ailleurs la clé pour un recouvrement proactif efficace. Les logiciels de recouvrement vous permettent d’être payé rapidement et facilement, sans endommager vos relations commerciales. 

Vu que ces logiciels sont pensés pour le recouvrement, ils offrent des fonctionnalités qui vous facilitent la vie, telles que : 

• L’envoi automatique de rappels de paiements à vos clients, 

• Des templates d’emails de relance à personnaliser,

• La possibilité de programmer des rappels et de laisser des notes de suivi pour vos collaborateurs,

• Le paiement en ligne avec des options de paiement multiples,

• Un tableau de bord avec vos KPIs les plus importants comme votre DSO.

Upflow s’intègre par ailleurs à vos applications de comptabilité, de facturation, et à votre CRM. C’est moins de temps passé à courir après la bonne information entre plusieurs fichiers excel ! Et c’est aussi l’assurance que les informations soient toujours correctes et à jour. 

Puisque vos tâches répétitives sont automatisées, vous pouvez vous concentrer sur les impayés qui méritent votre pleine attention, afin d'éviter tout problème futur. 

C’est aussi du temps dégagé pour vos tâches à plus haute valeur ajoutée, comme la vision stratégique de votre entreprise. 

C’est d’autant plus important d’utiliser un logiciel de recouvrement si votre entreprise grandit rapidement et que vous prévoyez une augmentation de vos factures dans les deux prochaines années. 

Que retenir?

• Les factures impayées influencent négativement votre trésorerie et doivent être surveillées. 

• Dédier des ressources au recouvrement de créances permet à votre entreprise de grandir sereinement.

• En cas d’impayés, il est préférable de gérer l’affaire en interne et de trouver une solution amiable avec votre client. 

  
  

• Les logiciels de recouvrement comme Upflow rendent le recouvrement plus facile et efficace. 

• La meilleure stratégie de recouvrement commence avant la date d’échéance des factures. Être proactif vous aidera à réduire le taux de vos factures impayées et de minimiser les contentieux. 

• La clé d’une stratégie de recouvrement efficace est d’avoir des processus clairs et automatisés, mais qui restent personnalisés. 

• Les procédures judiciaires sont longues et coûteuses. Concentrez vos efforts sur votre stratégie amiable est donc encore plus important et apportera un meilleur ROI. 

• Dans le cas où un recouvrement judiciaire est nécessaire, vous avez différentes options : la procédure simplifiée pour petites créances, la procédure d’injonction, l’assignation en reféré et l’assignation de paiement. 

• Pour automatiser votre recouvrement et être payés plus vite, essayez Upflow ! Notre logiciel automatise les tâches répétitives et vous redonne le contrôle sur votre temps.