Comment WorkMotion a atteint le meilleur Délai Moyen de Recouvrement possible et réduit de 79% les factures en retard de plus de 31 jours
WorkMotion, un des leaders du secteur Employer of Record (EOR), faisait face à des défis majeurs dans la gestion de ses créances clients et de ses processus d'encaissement. L'entreprise, responsable de la paie et des fonctions RH pour ses clients, devait assurer un flux de fonds constant pour respecter ses engagements financiers.
Emilie Hart
Finance Operations Team Lead
79%
de réduction des factures en retard de plus de 31 jours en moins d’un an.
Meilleur Délai de Recouvrement Possible
(BPDSO) atteint en juin et juillet 2024.
98
heures gagnées par mois (soit plus de 12 jours), grâce à plus de 14 000 actions de relance automatisées.
*Le Meilleur Délai de Recouvrement Possible (ou en anglais Best Possible Day Sales Outstanding - BPDSO) correspond au délai de paiement le plus court possible. Voir l'équation dans la section "résultats" ci-dessous.
Mission :
WorkMotion propose des solutions RH globales pour aider les entreprises à naviguer dans les nouvelles formes de travail.
Employés :
250
Secteur d’activité :
Logiciel RH
Bureaux :
Berlin
Stack intégré avec Upflow :
NetSuite
Les défis avant Upflow
"Avant Upflow, notre processus de recouvrement était entièrement manuel", explique Emilie Hart, Finance Operations Team Lead chez WorkMotion.
"Nous envoyions des rappels en masse, mais cela impliquait d'extraire des données de notre ERP, de les stocker dans Excel et de les analyser, un processus qui pouvait prendre une journée entière juste pour envoyer un rappel."
Ce processus manuel et chronophage entravait la capacité de WorkMotion à cibler efficacement toutes les factures en retard et rendait impossible l'extension de leur stratégie d'encaissement.
En plus du manque d'automatisation, WorkMotion souffrait d'un suivi fragmenté. "Nous faisions évoluer notre processus de relance en fonction des besoins identifiés, mais cela aboutissait à une multiplication des fichiers et à des tableurs complexes, compliquant l'accès aux informations et retardant les actions nécessaires."
Les retards de paiement impactaient directement la capacité de WorkMotion à remplir ses obligations de paie, rendant cruciale la mise en place d'un système centralisé et structurant leur processus d'encaissement.
Avant Upflow, notre processus de recouvrement était entièrement manuel
Pourquoi WorkMotion a choisi Upflow
Pour relever ces défis, WorkMotion a choisi Upflow, principalement pour son interface intuitive et son intégration fluide avec NetSuite.
"L'outil est très simple à utiliser", souligne Emilie.
Un autre critère clé était l'engagement d'Upflow envers la protection des données (stockage dans l'UE, conformité SOC 2 Type 2) ainsi que la qualité du service client.
"L'équipe d'Upflow est patiente et amicale, ce qui facilite la collaboration", note Emilie.
The Upflow team is patient and friendly, which makes collaboration easy
Une vision complète du processus de relance
Upflow permet à WorkMotion de visualiser l'historique complet de relance pour chaque client. La possibilité de filtrer et personnaliser les vues clients leur donne une clarté inégalée sur les actions nécessaires.
L'approche de WorkMotion repose sur des rappels automatisés et une équipe de recouvrement dédiée. Une fois un certain seuil atteint, l'équipe prend le relais.
"Nous utilisons la vue client quotidiennement. Notre équipe voit les dernières actions effectuées et sait quand programmer la prochaine."
Notre équipe voit les dernières actions effectuées et sait quand programmer la prochaine.
Une communication personnalisée avec les clients
"Notre objectif est d'améliorer l'expérience client en envoyant des rappels au bon moment", explique Emilie.
Upflow permet d'adopter une approche plus globale en prenant en compte le solde total du client, et pas seulement les factures en retard. Cela a révolutionné leur manière de gérer l'encaissement et amélioré la transparence pour les clients.
WorkMotion combine e-mails automatisés, e-mails manuels et appels téléphoniques, tout en centralisant ces interactions dans Upflow pour une organisation optimale.
Notre objectif est d'améliorer l'expérience client en envoyant des rappels au bon moment
Une communication interne améliorée
Upflow facilite également la collaboration entre les équipes de recouvrement et d'expérience client grâce à des notes et commentaires directement intégrés dans la plateforme.
"C'est un excellent espace de collaboration qui garantit que tout le monde est aligné.", explique Emilie.
C'est un excellent espace de collaboration qui garantit que tout le monde est aligné
Résultat #1 : WorkMotion est payé plus rapidement
Grâce à Upflow, WorkMotion a réduit de 79 % le nombre de factures en retard de plus de 31 jours en moins d'un an. Leur Délai Moyen de Recouvrement a atteint son niveau optimal en juin et juillet 2024.
Calcul du Meilleur Délai de Recouvrement Possible (BPDSO):
BPDSO = (Créances actuelles - Créances échues) / Ventes à crédit × Nombre de jours du mois
Résultat #2 : WorkMotion gagne du temps
Avec plus de 14 000 actions automatisées, WorkMotion économise environ 98 heures par mois. Cela représente plus de 12 jours gagnés pour l'équipe, leur permettant de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée et plus stratégiques.
En termes financiers, avec un taux horaire moyen de 40€, cela représente une économie mensuelle de 3 920€.
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