Comment WorkMotion a atteint son meilleur DSO possible et réduit ses factures en retard de plus de 31 jours de 79%
WorkMotion, un Employer of Record (EOR) de référence, faisait face à d'importants défis dans la gestion de son poste clients et de sa cash collection. L'entreprise assume la responsabilité de la paie et des fonctions RH pour ses clients, ce qui nécessite un flux constant de trésorerie pour honorer ses obligations financières.
79%
Le Best Possible DSO (BPDSO) désigne le délai de recouvrement le plus rapide théoriquement atteignable. Voir la formule dans la section « résultats » ci-dessous.
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Les défis avant Upflow
« Avant Upflow, notre processus de cash collection était entièrement manuel », note Emilie Hart, Finance Operations Team Lead chez WorkMotion.
« On se concentrait sur l’envoi de relances groupées, mais cela impliquait d’extraire les données de notre ERP, de les stocker dans Excel, puis de les analyser, un processus qui pouvait prendre une journée entière pour envoyer une seule relance. »
Ce processus manuel et chronophage était lourd à gérer. Non seulement il empêchait WorkMotion de cibler efficacement toutes les factures en retard, mais il rendait aussi impossible toute mise à l’échelle de sa stratégie de cash collection.
En plus des processus manuels, WorkMotion souffrait d’un manque de suivi consolidé. « On faisait constamment évoluer notre processus de relance pour l’adapter aux besoins divers identifiés au fil de nos opérations », explique Emilie. « Mais cela créait des fichiers supplémentaires et des tableurs de suivi de plus en plus complexes, ce qui rendait de plus en plus difficile de retrouver l’information dont on avait besoin et, au final, d’agir à temps. »
La combinaison de processus manuels et d’un manque de données consolidées entraînait des retards de paiement et des inefficacités. En tant qu’EOR avec des conditions de paiement à 10 jours, une trésorerie rapide est essentielle pour honorer les obligations de paie de WorkMotion. Des retards dans le recouvrement pouvaient avoir un effet domino sur les opérations de l’entreprise.
Il devenait clair que WorkMotion avait besoin non seulement d’un système centralisé faisant office de source unique de vérité pour ses informations AR essentielles et son historique de cash collection, mais aussi d’une structure robuste pour ses processus de recouvrement.
Pourquoi WorkMotion a choisi Upflow
Pour répondre à ces défis, WorkMotion a choisi Upflow.
L’interface intuitive de la plateforme et ses capacités d’intégration fluide avec NetSuite ont été des facteurs clés de cette décision.
Emilie résume : « L’outil est vraiment simple. »
Un autre critère de sélection important pour WorkMotion était l’engagement d’Upflow envers la confidentialité des données, avec un stockage en UE et une conformité SOC 2 Type 2, ainsi que le service client exceptionnel d’Upflow.
« La patience et la gentillesse des équipes d’Upflow rendent la collaboration facile », note Emilie. « La qualité du processus commercial était excellente, tout comme la communication avec notre CSM, qui a pris le temps de répondre à toutes nos questions. »
Avec Upflow, WorkMotion visualise l'historique complet de relance de chaque client
Parmi les fonctionnalités spécifiques que WorkMotion trouve précieuses, la vue client, qui permet la personnalisation et le filtrage, offre une vue claire du statut de chaque client et des actions nécessaires.
Pouvoir reproduire efficacement leur ancienne approche du suivi des factures dans Upflow a été particulièrement utile. Emilie et son équipe ont apprécié la possibilité de personnaliser certains aspects du fonctionnement d’Upflow pour répondre à leurs besoins spécifiques.
La stratégie AR de WorkMotion repose sur une approche à deux volets : des relances automatisées et une équipe de recouvrement dédiée. Les relances automatisées initient le processus, mais une fois qu’un client atteint un certain stade, l’équipe de recouvrement prend le relais.
C’est là qu’Upflow devient encore plus indispensable. En filtrant la vue client selon les actions requises, l’équipe peut prioriser efficacement sa charge de travail.
Comme l’explique Emilie, « On utilise la vue client tous les jours. Notre équipe peut voir la dernière action effectuée et la date à laquelle la prochaine action doit être menée. » En intégrant différents types de tâches (emails, appels, autres actions) dans leurs workflows, WorkMotion a pu mettre en place un processus très clair, planifié et structuré, étape par étape, pour l’équipe de recouvrement.
Ce niveau de détail donne à l’équipe une compréhension claire de la situation de chaque client dans le processus de relance, et renforce considérablement l’efficacité de l’équipe.
Une communication personnalisée, en 1-à-1, avec les clients
La fonctionnalité de workflows d’Upflow a aussi été essentielle pour adapter le processus de cash collection à différents segments de clients. « Notre objectif principal est de créer une expérience client positive autour du recouvrement, en veillant à envoyer et déclencher les relances au moment où elles comptent le plus », précise Emilie. « On adopte une approche plus large en prenant en compte le solde global du client plutôt que de se concentrer uniquement sur les factures en retard. La fonctionnalité de solde en cours dans Upflow nous permet d’identifier ces soldes et d’envoyer les relances en conséquence. »
Cette capacité à envoyer le bon message, à la bonne personne, au bon moment a révolutionné l’approche de WorkMotion en matière de cash collection. En plus d’aider l’entreprise à réduire les retards de paiement et à encaisser plus vite, Upflow est devenu un véritable outil d’expérience client pour WorkMotion. « Upflow nous a apporté la visibilité immédiate dont nos clients avaient besoin sur les factures en cours, quelque chose qu’on n’avait pas en place auparavant », affirme Emilie.
Emilie et son équipe ont constaté que varier les canaux de communication, en combinant emails automatisés, emails manuels et appels téléphoniques, est efficace pour atteindre les clients ayant des factures en retard. La capacité à centraliser toute cette communication dans Upflow a permis de garder tout bien organisé et fluide.
La communication interne s'est aussi améliorée
Mais il ne s’agit pas seulement de communication externe. En interne, de nombreuses personnes chez WorkMotion sont impliquées dans le processus de cash collection, notamment au sein des équipes recouvrement et expérience client. La possibilité d’ajouter et d’épingler des notes sur la timeline client, d’ajouter une raison aux factures contestées et de mettre en pause le recouvrement s’est avérée précieuse pour la communication et la collaboration internes entre les différentes parties prenantes.
« C’est un excellent endroit pour collaborer », note Emilie. « C’est une excellente façon de s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde. » Toute la communication interne et les échanges autour de la cash collection sont centralisés dans Upflow, réduisant la confusion et les malentendus qui peuvent survenir en utilisant plusieurs canaux de communication différents.
Résultat n°1 : WorkMotion est désormais payé plus rapidement
Grâce aux processus de cash collection systématisés et automatisés dans Upflow, WorkMotion a pu réduire drastiquement le nombre de factures significativement en retard. En fait, l’entreprise a constaté une baisse de 79% des factures en retard de plus de 31 jours. Et cela, en moins d’un an ! De plus, le DSO de WorkMotion a atteint son niveau de Best Possible DSO en juin et juillet 2024. Calculé comme suit, le Best Possible DSO (BPDSO) est un indicateur qui montre le délai réaliste le plus court dans lequel une entreprise peut espérer encaisser ses paiements après une vente à crédit :
Best Possible DSO = (Créances actuelles − Créances en retard / Total des ventes à crédit) × Nombre de jours du mois
Atteindre le BPDSO n’est pas une mince affaire ! Ayant constaté une amélioration constante du DSO depuis leur adoption d’Upflow en août 2023, WorkMotion a été ravie de voir ses efforts aboutir à un encaissement dans le délai le plus rapide possible, en juin et juillet 2024.
Résultat n°2 : WorkMotion gagne du temps
Des relances planifiées et des workflows fluidifiés ont aidé WorkMotion à respecter plus efficacement les échéances de paiement, évitant les retards dans le processus de relance qu’elle connaissait auparavant à cause de la lourde charge manuelle.
En se basant sur les plus de 14 000 actions automatisées réalisées par l’équipe dans Upflow, on estime que WorkMotion économise environ 98 heures par mois. Cela représente plus de 12 jours économisés pour ses équipes chaque mois, et du temps regagné pour se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée.
En termes d’impact sur les résultats financiers de WorkMotion, en multipliant le temps économisé par 40 (le taux horaire moyen d’un salarié à temps plein), on obtient une économie de 3 920 € par mois.
Emilie Hart
Finance Operations Team Lead
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