Comment Botify a récupéré 2 jours de travail Finance par semaine et réduit son DSO de 22%
Botify, plateforme SaaS de référence qui aide ses clients grands comptes à améliorer leur référencement naturel, opérant à travers six entités internationales, faisait face à un défi grandissant : des processus de cash collection inefficaces et incohérents.
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7 utilisateurs
Botify était freiné par des processus manuels
La facturation manuelle et les relances de paiement effectuées via des fils d’emails déconnectés créaient une surcharge administrative pour Botify, freinant sa scalabilité et sa santé financière.
Les outils existants, comme Salesforce (utilisé pour la facturation et les relances), se sont révélés mal adaptés à la complexité d’une gestion des comptes clients à l’échelle internationale. Le manque d’automatisation et la saisie de données fastidieuse pesaient sur la productivité, tandis que les fuseaux horaires et les différences culturelles compliquaient encore davantage une gestion centralisée.
Géraldine Adjadj (Accounting Manager chez Botify) savait que recruter une personne dédiée uniquement à la cash collection n’était pas une solution viable. Cela ajoutait des coûts inutiles sans résoudre le vrai problème : un système fragmenté, sans automatisation ni compatibilité à l’échelle mondiale. Botify avait besoin d’une solution robuste capable de fluidifier ses processus, garantir des paiements dans les délais, et lui permettre de grandir en toute confiance.
La solution : une plateforme de gestion des comptes clients intuitive et centrée sur le recouvrement
Upflow est arrivé comme une véritable bouffée d’air frais, transformant la cash collection de Botify d’un champ de bataille manuel en une automatisation fluide et bien orchestrée.
L’interface intuitive de la plateforme et sa compatibilité à l’échelle mondiale ont immédiatement convaincu. Botify a pu connecter sans effort ses six entités, rendant possible une gestion centralisée des comptes clients depuis le siège parisien. Finis les multiples fils d’emails à jongler : l’équipe dispose désormais d’une plateforme unifiée pour l’ensemble de ses besoins AR.
Mais il ne s’agissait pas seulement d’un contrôle centralisé :
Upflow a donné à chaque membre de l’équipe les moyens d’agir grâce à son UX intuitive et conviviale.
Les workflows personnalisables ont permis à l’équipe Finance de Botify de créer une communication personnalisée pour chaque client, renforçant les relations et améliorant les taux de réponse.
Même les nouveaux arrivants se sentaient à l’aise avec la plateforme, l’onboarding étant simple. Cela a éliminé la charge de formation et permis à chacun de contribuer efficacement.
Une intégration fluide avec NetSuite pour une mise en route rapide
En complément, Upflow s’est intégré de façon fluide au système comptable NetSuite de Botify, éliminant la saisie manuelle et garantissant une synchronisation correcte des informations en temps réel. Cette transparence a non seulement fait gagner du temps, mais a aussi renforcé la responsabilisation et la collaboration au sein de l’équipe.
Géraldine et l’équipe de Botify avaient d’abord commencé avec Salesforce, puis étaient passées au module de relance de NetSuite, mais à mesure que leurs besoins se complexifiaient, elles ont décidé de basculer vers Upflow.
Les résultats ? Botify a été payé plus rapidement, avec une réduction de 22% du Days Sales Outstanding (DSO). Géraldine estime également que l’équipe économise désormais deux jours par semaine de travail manuel de cash collection, et la plateforme a favorisé la collaboration en devenant un outil partagé par toute l’équipe, avec sept utilisateurs actifs.
Avec Upflow, Botify a enfin le pouvoir de dompter la complexité de la cash collection à l’échelle mondiale. L’équipe est passée d’une gestion réactive dans l’urgence à un pilotage proactif, se concentrant sur des initiatives stratégiques plutôt que sur la chasse aux paiements.
Les maux de tête liés au poste clients appartiennent au passé
Les outils de reporting et d’analyse robustes et personnalisables d’Upflow donnent à Botify des insights exploitables. L’équipe Finance dispose désormais d’une visibilité complète sur le statut des factures en cours, peut suivre l’efficacité des stratégies de recouvrement automatisées par rapport aux stratégies manuelles, et identifier régulièrement des axes d’amélioration pour sa cash collection.
Géraldine et l’équipe apprécient également chez Upflow :
Des mises à jour régulières et de nouvelles fonctionnalités, garantissant une amélioration continue : l’engagement d’Upflow envers le développement produit signifie que Botify a toujours accès aux dernières fonctionnalités et améliorations de performance, garantissant que leurs processus AR restent à la pointe.
Un accompagnement dédié, pour un support personnalisé : au-delà de l’assistance technique, Botify apprécie de disposer d’un Account Manager dédié qui comprend leurs besoins spécifiques et propose des conseils proactifs, une vision stratégique et des recommandations de bonnes pratiques.
Botify prévoit de connecter ses entités asiatiques restantes à Upflow, pour continuer à fluidifier sa cash collection à l’échelle mondiale et débloquer encore davantage de gains d’efficacité.
Geraldine Adjadj
Accounting Manager
