Comment OVRSEA a automatisé 70 % de ses actions AR et réduit son DSO avec une équipe composée d'une seule personne
OVRSEA est un commissionnaire de transport dont la mission est de rendre les chaînes logistiques de ses clients plus efficaces, plus résilientes et plus durables. Face à des enjeux de trésorerie, l'entreprise a choisi Upflow pour améliorer significativement son Days Sales Outstanding (DSO) et renforcer ses relations clients.
70%
28%
75%
Des paiements rapides sont essentiels au modèle économique d'OVRSEA
Lolla Di Vico, Finance Operations Manager chez OVRSEA, explique : « Notre modèle économique est un peu particulier, car nous organisons le transport de A à Z pour nos clients. C’est un peu comme une agence de voyages qui organise un séjour pour ses clients. À la différence près qu’en tant que commissionnaire de transport, nous avançons l’ensemble des frais. »
Autrement dit, OVRSEA règle rapidement ses fournisseurs, mais dépend des paiements de ses clients pour préserver une trésorerie saine. « Plus nos clients mettent du temps à nous payer, plus notre besoin de trésorerie augmente », précise Lolla.
Lorsque Lolla rejoint OVRSEA en 2021, plusieurs facteurs macroéconomiques rendent également la cash collection stratégique pour l’entreprise. Le principal est la forte hausse des coûts du transport maritime après la pandémie de COVID-19, qui exerce une pression supplémentaire sur la trésorerie de l’entreprise, celle-ci devant avancer les paiements à ses fournisseurs avant d’encaisser ceux de ses clients.
La problématique de cash collection devient alors urgente et le DSO s’impose comme un véritable enjeu pour l’entreprise.
Dans le même temps, OVRSEA poursuit sa croissance : les volumes de transport augmentent, les équipes commerciales s’agrandissent et le nombre de factures à gérer explose. La charge de travail manuelle devient difficilement soutenable. Lolla étant alors la seule personne en charge de la cash collection, il devient évident qu’un changement est nécessaire.
Pourquoi Upflow ? Une solution parfaitement adaptée aux besoins d'OVRSEA
Upflow a proposé plusieurs fonctionnalités qui répondaient directement aux défis d’OVRSEA :
Une cash collection automatisée
« Les emails automatiques nous font gagner un temps précieux », explique Lolla. Upflow automatise les relances par email, ce qui permet à Lolla et à son équipe de se concentrer sur les dossiers les plus complexes. Aujourd’hui, 70 % des actions de cash collection d’OVRSEA sont automatisées, générant un gain de temps considérable et une meilleure efficacité. Grâce à Upflow, l’entreprise a également pu éviter de recruter des collaborateurs supplémentaires pour gérer les comptes clients : Lolla continue de piloter seule l’ensemble de la cash collection.
Des stratégies fondées sur les donnéesData-driven strategies
Les analyses proposées par Upflow vont bien au-delà des simples dates d’échéance. « Nous nous sommes rapidement rendu compte que des plans de relance basés uniquement sur les échéances n’étaient pas adaptés à notre activité », explique Lolla. Grâce aux possibilités de personnalisation d’Upflow, OVRSEA a progressivement mis en place une stratégie qui priorise les relances en fonction du montant des factures. « Nous pouvons rapidement avoir des factures de 50 000, 60 000, voire parfois 100 000 euros. Pouvoir créer nos propres scénarios de relance nous permet donc d’adapter le suivi de ces factures à fort enjeu. » Cette approche leur permet de concentrer leurs efforts sur les montants les plus importants et d’optimiser leur trésorerie.
Une communication client améliorée
Les modèles d’emails personnalisables d’Upflow garantissent une communication professionnelle et positive tout au long du processus de cash collection. « Nous avons créé des emails automatiques envoyés avant même la date d’échéance, sous la forme de simples rappels amicaux », explique Lolla. « Ils ne sont pas perçus comme agressifs, ce qui nous permet de préserver une bonne relation client tout en restant proactifs dans notre cash collection. » Cette approche se traduit par un taux moyen d’ouverture des emails compris entre 70 % et 80 %, preuve que les clients adhèrent au processus.
Les résultats : OVRSEA est payé plus rapidement grâce à une approche proactive de la cash collection
L’impact d’Upflow sur l’activité d’OVRSEA est indéniable :
Réduction du DSO : OVRSEA a atteint un DSO moyen de 34 jours, soit une amélioration significative par rapport aux standards du secteur. Lors de son meilleur mois, le DSO est passé de 38 à 27 jours, représentant une économie estimée à 70 000 €.
Aucun recrutement supplémentaire en AR : L’automatisation de 70 % des actions de cash collection a libéré un temps précieux pour les équipes. Lolla peut désormais se consacrer aux tâches stratégiques et aux dossiers complexes. Avec la poursuite de sa croissance, OVRSEA est convaincue qu’elle n’aura pas besoin de renforcer son équipe AR, sachant qu’Upflow permet à Lolla de gérer seule un volume important de factures.
Intégration : Upflow fonctionne parfaitement avec la plateforme Atlas d'OVRSEA grâce à son API
OVRSEA utilise une plateforme interne appelée Atlas pour gérer différents aspects de son activité, de la tarification au transport, en passant par la facturation.
Grâce à l’API d’Upflow, OVRSEA a mis en place un flux de données bidirectionnel en temps réel entre Atlas et Upflow. « Dès qu’une facture est émise sur notre plateforme Atlas, elle est automatiquement enregistrée dans Upflow », explique Lolla.
Les deux plateformes affichent en permanence les informations les plus récentes, offrant à OVRSEA une vision claire et actualisée de sa situation financière. L’API garantit la cohérence des données entre les deux systèmes, limite les erreurs et simplifie les processus.
OVRSEA apprécie tout particulièrement la flexibilité de l’API. « La connexion via l’API nous permet de mettre tout cela en place très rapidement », souligne Lolla.
L'accompagnement humain d'Upflow
OVRSEA n’apprécie pas seulement les fonctionnalités d’Upflow : l’entreprise souligne également la qualité de l’accompagnement proposé. « Vanessa, notre Account Manager chez Upflow, est formidable », confie Lolla.
« Nous nous sentons écoutés et accompagnés. Elle nous partage régulièrement des données et nous propose des pistes d’amélioration. » Ce partenariat au long cours permet à OVRSEA de tirer pleinement parti d’Upflow et de continuer à optimiser son processus de cash collection.
En résumé : l'impact d'Upflow sur l'activité d'OVRSEA
Les outils de cash collection automatisés et les analyses fondées sur les données proposés par Upflow ont eu un impact significatif sur la performance financière d’OVRSEA et sur l’expérience offerte à ses clients :
OVRSEA est payé plus rapidement : L’entreprise a atteint un DSO moyen de 34 jours, avec un meilleur résultat de 27 jours. Cette amélioration lui permet d’accéder plus rapidement à sa trésorerie afin de poursuivre sa croissance.
Des opérations optimisées : L’automatisation de 70 % des actions de cash collection libère un temps précieux pour l’équipe Finance, qui peut se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
Des relations clients renforcées : Grâce à l’approche proactive d’Upflow, OVRSEA entretient une communication plus fluide et plus positive avec ses clients tout au long du processus de cash collection.
Des données et analyses en temps réel : OVRSEA exploite ses données financières et AR dans Upflow afin d’optimiser en continu ses stratégies de cash collection et de prendre des décisions fondées sur les données.
Une intégration fluide : L’API d’Upflow assure une synchronisation des données en temps réel entre la plateforme Atlas développée par OVRSEA et Upflow, éliminant les écarts de données et simplifiant les workflows.
Lolla Di Vico
Finance Operations Manager
Sommaire
Partagé
