Comment Productboard, confronté à une croissance exponentielle, a structuré sa cash collection
Productboard est une plateforme de gestion de produit centrée sur le client, qui aide les organisations à mettre plus vite les bons produits sur le marché. Gérer la croissance actuelle de Productboard et anticiper les besoins futurs était une priorité pour Arianna. Avec 5 outils non synchronisés, la cash collection représentait une charge de travail absurde. C'est ce qui l'a poussée à chercher une solution scalable, et qui l'a menée jusqu'à Upflow.
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Productboard dit adieu aux clients mauvais payeurs
Avant Upflow, le processus de cash collection d’Arianna comportait 6 relances (emails et appels). Passé ce stade, si les clients n’avaient toujours pas payé, elle devait arrêter de les relancer. Le processus était tout simplement trop chronophage, et elle n’avait d’autre choix que de concentrer ses efforts de recouvrement ailleurs.
Les conséquences étaient significatives : Productboard accumulait 10% de créances irrécouvrables chaque année à cause de clients qui ne répondaient pas, et l’équipe n’avait aucune visibilité sur les indicateurs ou analyses AR.
Avec Upflow, Arianna a rapidement mis en place des workflows de relance efficaces et a vu ses pertes passer de 10% à 7%. Elle n’est désormais plus contrainte d’abandonner le recouvrement des paiements en retard, et l’équipe dispose désormais d’une visibilité claire sur les KPI de trésorerie pour les décideurs.
Arianna Cesareo
Accounting Team Lead
Les indicateurs : le moteur de l'amélioration de la trésorerie de Productboard
Avant Upflow, la direction de Productboard naviguait à l’aveugle sur la cash collection. Comme le poste clients était géré manuellement, elle n’avait pas accès aux bons indicateurs. Avec une bande passante limitée et des données éparpillées entre 5 outils, Arianna n’avait pas le temps de construire et d’analyser des rapports.
Avec des processus AR fluidifiés, les équipes de direction ont désormais accès à des indicateurs fiables à analyser et à optimiser. Upflow a donné à Arianna et à ses managers la capacité d’accéder à des indicateurs pertinents et en temps réel, les aidant à prendre des décisions plus éclairées sur leur stratégie de trésorerie.
Prendre du recul pour accélérer la cash collection
Au départ, Arianna gérait la cash collection seule. Sa stack comprenait Gmail, Excel, un outil comptable, Stripe et le CRM. Ce processus générait des erreurs humaines, des doublons de saisie, et une perte de productivité importante. Comme son processus était éclaté entre plusieurs outils, elle seule savait comment gérer la charge, ce qui la rendait réticente à déléguer.
Face aux besoins de croissance et de scalabilité de Productboard, Arianna a dû prendre du recul et repenser ses processus de recouvrement. Grâce à Upflow, son équipe consacre désormais 50% de temps en moins à la cash collection, tout en gérant deux fois plus de clients qu’avant. Ils disposent désormais d’une source de vérité unique, de relances systématiques, d’une priorisation facilitée, et de tout l’historique client au même endroit.
Le regard d'Arianna sur le poste clients
Indicateurs internes : Quand on grandit, la cash collection peut vite devenir incontrôlable. Définir un KPI interne aide à garder le contrôle. Le conseil d’Arianna : rester sous les 20 actions à traiter par jour dans Upflow.
Itération : Grâce à Upflow, l’équipe a beaucoup appris sur ses clients. Cela ouvre des opportunités d’améliorer continuellement le processus de cash collection.
Ne pas trop attendre : La cash collection est difficile à déléguer quand on n’a pas de solution dédiée. Plus tôt on s’équipe, plus ce sera facile.
