Comment Side a réduit ses factures en retard de 75% à 25% avec Upflow

Début 2020, quand Grégory a rejoint Side, le DSO était plus du double de ce qu’il aurait dû être. Il atteignait 64 jours quand l’objectif était de 30, et 75% des factures étaient en retard.

Grégory n’avait pas le temps de relancer les montants inférieurs à 5 000 €. Il y avait trop de factures impayées, et il n’avait d’autre choix que de prioriser exclusivement les grosses factures. C’est ainsi que Side s’est retrouvé avec près de 5% de pertes sur créances : ils ne pouvaient tout simplement pas tout recouvrer. Dans bien des cas, la bataille du recouvrement était perdue avant même d’avoir commencé.

Aujourd’hui avec Upflow, Grégory peut facilement gérer des factures allant de 1 € à 1 million d’euros, grâce aux workflows de cash collection qu’il a conçus. Le DSO reste invariablement sous les 30 jours, 75% des factures sont désormais payées avant échéance, et Side ne passe plus aucune créance en perte.

L’un des objectifs de Grégory était d’améliorer significativement le mix de paiement de Side. À son arrivée, plus de 70% des paiements se faisaient par virement bancaire, laissant à l’équipe très peu de contrôle sur le moment où l’argent était encaissé. Le reste se répartissait entre 28% de prélèvement automatique et 2% par carte.

La relation client de Side s’est nettement améliorée grâce à Upflow. Les communications envoyées via Upflow les ont aidés à convertir progressivement leurs clients vers des moyens de paiement plus prévisibles. En juin 2022, seuls 16% des paiements passaient encore par virement bancaire, tandis que le prélèvement automatique représentait 73% des paiements. Les tâches de suivi mensuelles sont également passées de 114 à 57 heures, et l’équipe a atteint un taux de réussite de 100% sur le recouvrement.

Avant que Grégory ne mette en place Upflow pour l’adapter aux besoins de Side, la cash collection était un processus extrêmement chronophage et inefficace. À l’époque, 100% des 450 tâches mensuelles de l’équipe Finance étaient réalisées manuellement.

Aujourd’hui, Upflow l’aide à prioriser ses tâches, et il consacre 50% de temps en moins à la cash collection. Ce qui était auparavant un travail purement réactif est devenu une véritable stratégie proactive. En juin 2022, seuls 14% des 900 actions de l’équipe sont manuelles.

Sur le reporting à l’équipe comptable : « Avant, je passais une semaine chaque trimestre à essayer de retrouver des informations précises dont ils avaient besoin dans notre fichier Excel bien trop compliqué. Maintenant, ça me prend une journée maximum ! »

Sans Upflow, on ne peut se concentrer que sur les gros montants, parce que les données sont éparpillées partout et qu’on ne sait pas quoi faire ni par où commencer. Avec Upflow, Grégory sait instantanément quoi faire chaque jour.

L’équipe Finance peut désormais savoir en un coup d’œil : combien d’argent reste à encaisser, quel est leur DSO, combien ils ont collecté, et quels comptes sont à risque. Avant Upflow, Grégory passait 1,5 heure à préparer ses appels clients, en rassemblant des informations depuis des tableurs Excel, le CRM et la banque. Aujourd’hui, il voit tout au même endroit, sur la timeline des comptes d’Upflow.