Rapprochement bancaire : comment bien associer les factures clients aux paiements reçus

Emettre des factures, les envoyer aux clients, relancer, se faire payer... une activité récurrente et cruciale pour les entreprises. Mais pour les sociétés B2B, qui se font principalement payer par virements, cela peut parfois tourner au cauchemar.

Clients qui paient en retard, relances anarchiques, rapprochement manuel, que de temps perdu pour les équipes financières qui ont souvent bien mieux à faire !

Le rapprochement bancaire est une étape incontournable

Pour les équipes financières elle va leur permettre d’identifier l’état de paiement des factures de l'entreprise, connaître les expositions clients, et enfin, savoir qui relancer ! Comme la plupart des entreprises B2B se font encore payer par virement par leurs clients, cette vérification constitue donc un élément-clé pour la gestion du poste clients.

Mais en 2019, nous voyons encore trop souvent ces experts financiers consacrer une partie de leur journée à faire cette action manuellement en consultant l'interface en ligne de sa banque. Comment est-ce possible qu'une tâche aussi cruciale pour l'entreprise soit encore assurée de manière aussi chronophage ? Comment gérer cette tâche manuelle lorsque l'entreprise dispose de plusieurs comptes bancaires ?

Une erreur ou un décalage de temps dans le rapprochement peut avoir des conséquences plus ou moins importantes sur le processus des relances clients, le suivi des impayés ou encore sur la vision globale de votre activité financière.

C'est pourquoi l'automatisation de cette tâche doit être une de vos priorités en 2019.

Le rapprochement bancaire, la base d’un bon suivi de trésorerie

Les entreprises B2B se font généralement payer par virement par leurs clients. Elles sont souvent confrontées à des clients trop occupés qui tardent à émettre leur virement pour régler leurs factures ou en oublient de répondre aux messages de relance. Ce n'est pas forcément un problème si l'entreprise a quelques paiements par mois, mais au-delà d'une quarantaine de virements, cela devient un enjeu.

Un rapprochement bancaire bien effectué nécessite un travail minutieux sur chaque opération :

• 80% des rapprochements sont considérés comme évidents : 1 virement = 1 facture. Rien de plus simple... Mais faite manuellement, cette tâche prend du temps !

• 15% des rapprochements sont des cas un peu plus compliqués qui impliquent de passer davantage de temps : en effet, il est possible de constater des paiements partiels et/ou multiples, ou des erreurs évidentes de paiement liées à une confusion entre le prix HT et le prix TTC.

• Enfin, les 5% restants sont des cas de rapprochement plus complexes qui nécessitent une interaction avec le client pour comprendre à quelle facture correspond le virement arrivé sur le compte.

Pour vérifier et comparer chaque élément de chaque ligne sur votre liste de factures ou votre outil comptable afin de déterminer si une facture a été payée intégralement, partiellement ou en retard, il vous faudra beaucoup de temps. Et le risque de faire des erreurs est également multiplié.

Pour faire gagner du temps à tout le monde, 95% de ce travail devraient être gérés automatiquement et en temps réel. L’automatisation du rapprochement bancaire permet aussi d’éliminer les erreurs humaines et d’identifier les retards de paiement de manière plus rapide. Alors pourquoi les entreprises tardent à automatiser le rapprochement bancaire ?

L'accès aux informations bancaires : le principal frein à l'automatisation du rapprochement bancaire.

En effet, pour associer automatiquement chaque facture avec le paiement correspondant, il faut accéder à ces données de paiement entrant. Le problème est que les banques n'ont toujours pas de connecteur propre (API) permettant à une solution tierce de récupérer l'information.

Sans possibilité de récupérer facilement ces informations bancaires, impossible d'automatiser les procédures de rapprochement et les services financiers restent condamnés aux tâches manuelles chronophages.

Avec l'entrée en vigueur du PSD2 depuis le 13 janvier 2018, les banques ont l’obligation de partager leurs données clients avec tous les autres acteurs financiers : fintechs, groupes technologiques, distributeurs de solutions logicielles financières. À condition bien entendu d’avoir l’aval des clients. Mais dans les faits, cette directive n'est toujours pas mise en pratique par la majorité des banques. En France par exemple, moins de 50% des banques respectent les obligations de déploiement selon cette étude.

En attendant, votre rapprochement bancaire doit continuer de se faire régulièrement, et heureusement, des solutions existent pour vous simplifier la vie tout de même.

Des solutions existent mais quelles sont leurs limites ?

Le plus grand point faible des banques est leur manque d’agilité et de réactivité. Et malheureusement, la digitalisation n'est pas encore une tendance généralisée dans ce secteur.

La première disposition à prendre si vous souhaitez automatiser votre rapprochement bancaire : c'est le choix de votre banque. Optez pour une banque vous permettant de récupérer facilement vos informations de paiement, comme par exemple par l'intermédiaire d'une API comme Qonto.

Si votre banque ne vous permet pas de récupérer vos informations bancaire, des solutions existent comme Bridge par exemple. Même si ces outils resteront toujours dépendants de la bonne volonté des banques à fournir l'information financière... Ce qu'elles n'ont pas voulu faire pendant ces dernières années.

La récupération d'informations bancaires ne signifie pas que votre rapprochement bancaire se fera automatiquement ! Il reste à votre charge mais vous avez au moins accès à vos informations bancaires en temps réel.

Une fois l'information de paiement reçue, il faut la lier automatiquement à la facture, mais peu de systèmes actuels permettent de connecter les paiements et les factures en attente de paiement. Faute d'informations fiables, la plupart des solutions actuelles font des "suggestions" de rapprochement, mais ne permettent pas de rapprocher fermement les transactions.

Le rapprochement automatique avec Upflow

Chez Upflow, notre objectif est de permettre aux entreprises B2B de se faire payer plus simplement et plus rapidement. Il est temps que les entreprises B2B disposent d'une plateforme dédiées aux paiements qui leur permettent, entre autres, de régler cette question du rapprochement bancaire des virements et le rendre automatique.

Nous avons développé une plateforme unique qui allie SaaS et compte de paiement. Le compte de paiement "connecté" reste aujourd'hui la seule manière d'avoir un accès fiable à l'information des virements. Couplé à une plateforme SaaS qui se charge de stocker l'ensemble des factures en attente de paiement, le compte de paiement connecté permet de mettre à jour l'état des factures automatiquement et en temps réel.

Le compte de paiement révolutionne la manière dont les entreprises se font payer en permettant d'automatiser le rapprochement et ainsi de disposer d'un état clair de suivi du poste clients et de systématiser la relance. Le résultat, des délais moyens de paiement en baisse.

Mais notre ambition ne s'arrête pas là !

Le compte de paiement Upflow permettra prochainement de nouvelles méthodes de paiement. Vous pourrez alors offrir à vos clients la possibilité de payer non plus uniquement par virement, mais également par carte de crédit, ou prélèvement, tout en gardant bien entendu le rapprochement automatique des transactions.

Si la problématique vous parle, découvrez notre solution sans plus tarder ! Nos experts seront ravis de vous présenter toutes nos fonctionnalités et nos intégrations. La révolution des paiements B2B est en cours !