Qu’est-ce qu’une créance irrécouvrable et comment l’éviter ?

Le recouvrement des créances est l’un des aspects les plus difficiles et manuels du travail des équipes financières. Et pourtant, ne pas s’en occuper peut menacer la stabilité de votre entreprise ! 

Les pertes engendrées par les créances irrécouvrables peuvent réduire votre liquidité, ce qui pose plusieurs problèmes : défauts de paiement, investissements manqués, stress financier, etc.  

Avant d’en arriver là, il faut donc traiter les créances efficacement - voire même mieux : les éviter. 

Qu’est-ce qu’une créance irrécouvrable exactement ? 

Quelle stratégie mettre en place pour les éviter ? 

C’est ce que nous allons voir dans cet article ! 

L'une des solutions pour éviter les créances irrécouvrables ? Installer un logiciel de recouvrement automatisé comme Upflow. Nos fonctionnalités vous permettent d’être proactif sur vos créances et d’être payés plus rapidement.

Qu’est-qu’une créance irrécouvrable et comment la comptabiliser ? 

Créance irrécouvrable : définition.

Une créance est dite irrécouvrable quand elle ne peut pas être encaissée par l’entreprise. Pour être considérée comme telle, la créance doit être :

• Certaine (pas contestée par le client),

• Définitive (elle ne sera jamais payée).

L’irrécouvrabilité d’une créance est généralement avérée suite à un redressement judiciaire ou à une liquidation judiciaire. 

La preuve de l’irrécouvrabilité doit être fournie par le créditeur (l’entreprise) qui doit engager des poursuites contre le débiteur (son client). 

La différence entre créance douteuse et créance irrécouvrable.

Avant d'être officiellement jugée irrécouvrable, une créance doit être définie comme douteuse. 

C’est le cas lorsque l’entreprise a des doutes quant à la solvabilité de son débiteur (par exemple si le client a une procédure collective ouverte).

Une provision comptable est alors créée pour pallier le risque que cette créance ne devienne irrécouvrable.

Comment comptabiliser une créance douteuse ?

Pour comptabiliser ses créances douteuses, l’entreprise doit faire passer deux écritures comptables : 

• Débiter le compte 416 “Clients douteux ou litigieux”.

• Créditer le compte 411 “Créances clients”.

Quand le non-paiement devient probable, une dépréciation des créances doit ensuite avoir lieu. Similaire à une dépréciation pour amortissement, la dépréciation des créances se base sur les risques de non recouvrement des créances douteuses comptabilisées. 

Concrètement, l’entreprise doit faire :

• Un débit du compte 68174 “Dotations aux provisions pour dépréciation des créances”.

• Un crédit du compte 491 “Provision pour dépréciation des comptes clients”.

C’est l’entreprise qui juge elle-même des risques du non recouvrement et du montant à déprécier. 

C’est le prix net de la facture qui est pris en compte. En effet, une provision de créance c’est jamais faite ttc : c’est le montant hors taxes de la créance qui doit être comptabilisé. 

Si la créance devient irrécouvrable, la récupération de TVA se fera dans un second temps.

Cette provision est déductible du résultat de l’exercice si elle remplit 2 conditions: 

1. Le risque de non recouvrement de la créance est clairement établi.

2. La perte probable affecte le résultat de l'exercice, et doit donc être comptabilisée dans cette année fiscale. 

Le certificat d’irrécouvrabilité. 

Le certificat d’irrécouvrabilité permet : 

• D’officialiser le caractère irrécouvrable de la créance.

• De la faire passer en perte sur l’exercice.

• D’en récupérer la TVA correspondante. 

Pour l’obtenir, l’entreprise débitrice doit faire appel à un avocat, un huissier de justice, ou à un organisme de recouvrement. Ceux-ci tenteront dans un premier temps de récupérer les montants qui lui sont dus. 

Si la procédure de recouvrement échoue, l’organisme délivre un certificat d’irrécouvrabilité à l’entreprise, qui peut alors comptabiliser sa facture impayée en perte. A noter qu’une entreprise peut également demander un certificat d’irrécouvrabilité si elle a été payée avec un chèque volé. 

La récupération de la TVA sur sa facture irrécouvrable s’obtient en envoyant un duplicata de la facture initiale à votre client avec la mention suivante : 

« Facture demeurée impayée pour la somme de … euros (prix net) et pour la somme de… euros (TVA) qui ne peut faire l’objet d’une déduction (article 272 du CGI) ». 

Dans le cas d’une liquidation judiciaire, la récupération de la TVA peut intervenir à la date de la décision de justice. 

Comment éviter les créances irrécouvrables ? 

Être stratégique dans son recouvrement.

Le moyen le plus efficace pour traiter ses créances irrécouvrables… c’est de ne pas en avoir ! Plus facile à dire qu’à faire certes, mais il est au moins possible de les réduire. 

La clé est d’être proactif dans la gestion de vos créances. Faire de votre recouvrement une priorité vous permettra de gagner en liquidité, et donc de mieux gérer votre croissance. 

Le recouvrement des créances est une activité souvent négligée des services financiers, qui ont déjà bien à faire. Les factures impayées ont tendance à s’accumuler, ce qui nuit au bien être financier de votre entreprise. 

Au lieu de s’en inquiéter quand la situation devient vraiment problématique, il est conseillé de mettre en place une stratégie proactive de recouvrement de vos créances dès le lancement de votre entreprise. 

Regardons ensemble ce que vous pouvez faire concrètement pour améliorer la gestion de vos créances dès aujourd’hui. 

4 conseils pour éviter les créances irrécouvrables.

Clarifier vos processus comptables.

Quand et comment envoyez-vous vos factures ? 

Quand commencez-vous vos relances ? 

Quelle est la procédure quand une facture est impayée depuis plus de trois mois?

Pour réduire vos créances irrécouvrables, il est important de mettre en place un processus clair de traitement de vos impayés. Cela veut dire établir des scénarios - et s’y tenir !

Prenez donc un moment pour clarifier et mettre à jour vos processus de paiement de factures. Cela peut aussi vouloir dire établir de nouveaux termes d’utilisation de vos services, ou faire une réunion pour en discuter avec votre équipe de développement commercial.

Quels que soient vos process, il est important que tout le monde soit sur la même longueur d’onde. Votre équipe (quelle que soit sa taille !) doit être au courant de ces règles pour que le bon suivi des factures soit assuré. 

Envoyer des rappels de paiement.

Une fois les grandes lignes de votre stratégie de recouvrement établies, attardez-vous sur son exécution. 

Les emails de rappels sont par exemple un moyen efficace de rappeler à vos clients que leurs factures n’ont pas encore été payées. 

Nous vous conseillons de vous assurer que votre client a bien reçu votre facture la semaine suivant son envoi, et de commencer les rappels quelques jours après sa date d’échéance. Si vos factures sont émises avant leur date d’échéance, vous pouvez même leur envoyer un email de rappel léger avant celle-ci. 

Ensuite, nous conseillons de passer à une action de relance par semaine en multipliant les modes de contact : email, téléphone, voire même lettre recommandée dans certains cas. 

Assurez-vous également que vous avez le bon email et numéro auquel joindre votre client, et n’hésitez pas à solliciter vos commerciaux pour qu’ils voient directement avec leur contact ce qu’il en est.

Le plus efficace  est de prévoir des modèles d’emails à utiliser dans les différents cas de figures : 

• Client corporate ou PME,

• Nouveau client ou client de longue date, 

• Premier retard ou “mauvais payeur” régulier,

• Etc. 

Analyser vos KPIs de recouvrement. 

Pour mesurer l’efficacité de votre processus de recouvrement - et de vos progrès - il est important de suivre certains KPIs (pour Key Performance Indicator, ou indicateurs de performance). 

Ces chiffres vous donneront les informations nécessaires pour réduire vos créances sur le long terme - et par extension, pour améliorer la santé de votre entreprise. 

Les indicateurs spécifiques à suivre dépendent de votre entreprise et marché, mais il est généralement conseillé de suivre : 

• Votre DSO (Days Sales Outstanding) - ou DMP (Délai Moyen de Paiement) en français, qui vous indique combien de jours en moyenne vos clients mettent pour vous payer. 

• Votre CEI (Collection Effectiveness Index, ou Indice d’Efficacité de la Collecte), qui détermine l’efficacité de vos efforts de collection sur une période donnée.

  
  

• Votre aging report (ou échéancier de paiement), qui vous permet de visualiser l’âge moyen de vos factures, et donc de prévenir les manques de liquidité.  

Ces indicateurs de performance sont le minimum à suivre pour faire une bonne analyse de vos créances. Attention à utiliser des chiffres actuels, et à ne pas passer trop de temps à les calculer ! Excel peut ici vous être utile, mais d’autres solutions existent pour encore plus d’efficacité. 

Améliorer vos processus de paiement.

Plus votre processus de paiement sera facile et rapide, plus vos créances seront payées vite. Voici quelques pistes pour l’améliorer : 

• Ajoutez des moyens de paiement : proposez plus d’options de paiement à vos clients, comme le paiement par carte, virement, chèque, et même virement automatique. 

  
  

• Incluez les informations nécessaires dans vos communications : envoyez vos factures avec les informations nécessaires au paiement rapide. Incluez la date de paiement, vos coordonnées bancaires, et les différentes méthodes de paiement acceptées. Vous pouvez même inclure un lien vers un paiement en ligne. 

  
  

• Acceptez plus de devises : si vous avez des clients à l’international, il est stratégique d’accepter le paiement dans des devises locales pour faciliter votre paiement et développement.

• Pensez à l’expérience client : les outils que vous utilisez sont-ils agréables à naviguer ? Si les boutons ne sont pas apparents et la navigation compliquée, vos clients auront plus tendance à remettre votre paiement à plus tard. A l’inverse si le processus leur prend deux minutes chrono, il sera fait instantanément. Quand c’est fluide, tout le monde y gagne !

  
  

Les tâches nécessaires au recouvrement de créances sont nombreuses et chronophages. Il peut être tentant de ne pas s’y atteler, par manque de temps ou de moyen. C’est là que les logiciels de gestion automatisée de créances peuvent vous aider !

Le logiciel de recouvrement pour lutter contre les créances irrécouvrables.

Automatiser son suivi de créances : les bénéfices. 

Utiliser un logiciel de gestion de créances permet d’automatiser certaines de vos tâches. Les bénéfices sont nombreux : 

• Données centralisées : le logiciel se connecte avec vos autres outils en ligne, comme votre logiciel de comptabilité, d’affacturage, ou même votre CRM. Toutes les informations dont vous avez besoin sont centralisées dans l’outil de gestion de créances et synchronisées en temps réel.

• Scénarios automatisés : vous pouvez définir des séquences d’emails automatisés, qui seront envoyés plus ou moins automatiquement. Attention à les personnaliser un minimum pour ne pas nuire à votre relation client ! 

  
  

• KPIs calculés : au lieu de passer du temps à calculer vos indicateurs de performance, vous pouvez suivre leur évolution depuis votre tableau de bord et passer à l’action directement. 

En bref : un logiciel de gestion des créances vous accompagne au quotidien pour que vous puissiez recouvrer vos impayés plus rapidement. 

Utiliser Upflow pour prévenir ses créances irrécouvrables.

Grâce à ses fonctionnalités, Upflow permet d’éviter les créances irrécouvrables et de gérer au mieux vos factures impayées : 

• Gain de temps : les tâches répétitives, comme les envois d’emails, sont automatisées. Vos scénarios sont définis en quelques clics, et vous pouvez même utiliser nos modèles d’emails (ou de lettres) à envoyer. Vous pouvez aussi choisir de vous envoyer un rappel afin d’envoyer des emails personnalisés (notamment pour vos gros clients !)

  
  

• Processus plus fluides : toutes les informations nécessaires (numéro de facture, information clients, actions précédentes, …) sont centralisées au même endroit. Plus besoin d’avoir 4 logiciels et 5 fichiers Excel pour faire votre suivi de créances : Upflow suffit !

  
  

• Collaboration facilitée : vous pouvez inviter un nombre illimité de collaborateurs de toutes les équipes, ce qui augmente la communication interne, tout en ayant un suivi global des actions prises. Sur Upflow, vous pouvez même attribuer des rappels de tâche.

• KPIs en temps réel : les indicateurs de performance sur vos créances sont calculés automatiquement et en temps réel, vous permettant de prendre les meilleures décisions. Les KPIs sont présentés dans votre tableau de bord privé, vous pouvez ainsi suivre vos progrès facilement.

Upflow est pensé pour la gestion de créances. Vous pouvez y suivre une facture depuis sa création jusqu’à son paiement, tout en analysant vos données globales de recouvrement. 

Points clés : 

• Une créance irrécouvrable est une créance qui est certaine et définitive. Une créance douteuse est l’étape précédente, quand une entreprise a des doutes sur le paiement de sa facture. 

• Dès les premiers doutes de non-recouvrement, l’entreprise doit agir et comptabiliser sa facture comme douteuse en faisant passer des écritures comptables.

• Un certificat d’irrécouvrabilité permet d'officialiser le caractère irrécouvrable de la créance ; de la faire passer en perte sur l’exercice ; d’en récupérer la TVA correspondante. 

• Pour éviter les créances irrécouvrables, il faut être proactif dans la gestion de vos créances. Solidifier vos processus internes de recouvrement en y incluant des emails automatisés réduira vos temps de paiement. 

• Garder un œil sur vos KPIs de recouvrement et ajouter des méthodes de paiement sont deux autres façons de réduire vos créances irrécouvrables. 

  
  

• Utiliser un outil de gestion de créance automatisé comme Upflow vous permet de gagner en efficacité sur votre recouvrement et d’être payés plus rapidement.