Comment ActivTrak a économisé plus de 100 heures par mois pour son équipe Finance
ActivTrak aide les équipes à progresser grâce à des insights de productivité issus de l'analyse du travail. À mesure que l'activité d'ActivTrak grandissait, la gestion manuelle des relances est devenue une charge de plus en plus lourde, et l'entreprise a compris qu'elle devait automatiser et fluidifier son processus de recouvrement pour soutenir sa croissance.
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ActivTrak dit adieu aux relances manuelles des paiements en retard
Avant Upflow, Melissa et l’équipe d‘ActivTrak envoyaient des centaines d’emails de relance manuellement chaque semaine. Ce processus impliquait aussi de mettre à jour des tableurs pour suivre les factures et les paiements clients.
La conséquence ? Un cycle de cash collection long, fastidieux et chronophage, et une incapacité à faire évoluer les processus du poste clients au rythme de la croissance de l’entreprise.
Avec Upflow, Melissa et l’équipe ont pu réduire drastiquement les tâches manuelles et éliminer le risque d’oublier des relances de paiement.
Solution : une technologie de gestion des comptes clients à la pointe
ActivTrak a choisi Upflow pour répondre à ces défis et accélérer sa cash collection. Grâce à notre intégration native avec Chargebee, toutes leurs factures clients étaient disponibles dans Upflow en quelques heures, prêtes à être relancées.
Automatisation des workflows : réduction drastique des tâches manuelles, et élimination du risque de relances de paiement oubliées.
Analytics : une prise de décision fondée sur les données, pour mettre en place des stratégies de recouvrement ciblées et optimiser la
Espace de travail collaboratif : une meilleure collaboration entre équipes, un recouvrement fluidifié et une résolution plus rapide des problèmes de paiement.
Quelques mois après la mise en place, la solution Upflow a transformé en profondeur le processus de recouvrement d’ActivTrak. Deux ans plus tard, Upflow a non seulement fait gagner d’innombrables heures à l’équipe Finance, mais a aussi permis d’éviter un recrutement supplémentaire dédié au recouvrement. Cela représente des milliers de dollars économisés chaque mois.
Une cash collection transformée
Melissa peut désormais prendre des décisions fondées sur les données dans sa stratégie de recouvrement, ce qui a permis d’optimiser la trésorerie. La plateforme intuitive, avec un accès rapide aux factures et des tableaux de bord en temps réel pour suivre la progression du recouvrement, permet à ActivTrak de toujours savoir où elle en est sur les retards de paiement.
L’équipe d’ActivTrak a également bénéficié d’une collaboration inter-équipes renforcée grâce à Upflow, fluidifiant le recouvrement et permettant de résoudre rapidement les problèmes de paiement. La possibilité d’impliquer facilement les équipes Finance ou commerciales pour accélérer un recouvrement a été un atout majeur.
Melissa recommande vivement Upflow aux entreprises confrontées à des défis similaires sur leur poste clients. Elle indique que l’équipe économise désormais des centaines d’heures par mois, ce qui lui permet de consacrer davantage de temps à construire des relations clients solides et à offrir un service irréprochable pour être payée à temps.
Melissa Kammberger
Senior AR Analyst
