Comment Invicti a adopté Autopay, réduit son DSO de 36 % et limité le risque de bad debt
Invicti est un acteur de référence dans la sécurité des applications web. Ses solutions de cybersécurité permettent à ses clients d'identifier les vulnérabilités de leurs systèmes. L'entreprise faisait face à d'importants défis en matière de cash collection : des paiements reçus trop tardivement et un temps excessif consacré aux relances manuelles. C'est dans ce contexte qu'Upflow est intervenu.
68%
36 % de réduction du DSO
17 fois plus
Les défis avant Upflow
Avant Upflow, la gestion des comptes clients d’Invicti reposait largement sur des processus manuels.
Sacha Darmanin, Accounts Receivable Manager chez Invicti, explique : « Nous utilisions NetSuite pour gérer nos données, mais nous les exportions régulièrement dans Excel afin d’ajouter des commentaires pour chaque client. C’était extrêmement chronophage, car chaque semaine je faisais le point avec chaque membre de l’équipe sur les comptes les plus problématiques. »
L’absence d’un processus structuré laissait également les équipes dans l’incertitude quant aux actions à entreprendre. « Par exemple, l’équipe relançait les comptes en retard, mais ne savait pas toujours quelle devait être l’étape suivante : fallait-il appeler le client ou contacter en interne le collaborateur en charge de ce compte ? »
Deux autres indicateurs constituaient des priorités pour Sacha et son équipe : le DSO et le volume de factures en retard de plus de 31 jours. Le DSO (Days Sales Outstanding) mesure le délai moyen nécessaire à une entreprise pour encaisser ses créances clients. Plus il est élevé, plus les paiements tardent à être encaissés. Sa réduction était donc un objectif stratégique pour Invicti. Par ailleurs, Sacha souhaitait limiter le nombre de factures risquant de devenir des bad debts, en particulier celles présentant plus d’un mois de retard.
Pour répondre à ces différents enjeux, l’équipe d’Invicti s’est tournée vers Upflow.
Pourquoi Invicti a choisi Upflow
Le choix d’Upflow s’est imposé comme la meilleure réponse à ces problématiques.
Une meilleure visibilité sur le DSO : Upflow offre une vision complète du Days Sales Outstanding (DSO), facilitant son suivi et son pilotage. Comme l’explique Sacha : « Aujourd’hui, avec Upflow, nous avons une visibilité complète sur notre DSO et il est très facile de le suivre. C’est un indicateur que la direction examine chaque trimestre. Upflow nous a permis d’identifier précisément les axes d’amélioration. »
Une interface intuitive : La simplicité de l’interface utilisateur a immédiatement séduit les équipes. « Lorsque nous avons découvert Upflow, ce qui m’a le plus marqué, c’est la simplicité de son interface. Elle est extrêmement intuitive. Tout le monde peut la prendre en main très facilement. »
Des processus automatisés : En automatisant les relances et en guidant les équipes sur les prochaines actions à mener, Upflow a fortement réduit les tâches manuelles, tout en garantissant la continuité des opérations, même en cas d’absence de certains collaborateurs.
Les résultats obtenus avec Upflow
Upflow a considérablement amélioré les performances d’Invicti en matière de gestion des comptes clients. Entre novembre 2023 et novembre 2024, le nombre de factures en retard de plus de 31 jours a diminué de 68 %.
Cette amélioration s’est directement traduite par une réduction de 36 % du DSO, passé de 69 jours en février 2024 à 44 jours en décembre. Résultat : un encaissement plus rapide des paiements et une amélioration significative de la trésorerie.
En mai 2024, Invicti a également déployé les paiements automatiques grâce à l’intégration Stripe d’Upflow. Depuis, le nombre de paiements reçus via Autopay a été multiplié par 17, démontrant un fort potentiel d’adoption et une meilleure prévisibilité des encaissements.
Au-delà de ces résultats, Upflow a permis de simplifier l’ensemble des processus liés aux comptes clients. L’automatisation des emails et de la gestion des tâches a réduit les opérations manuelles, accéléré les délais de traitement et limité les échanges internes. Grâce à des workflows distincts selon les segments de clientèle, Invicti adapte désormais sa stratégie de cash collection et gère plus efficacement les escalades sur les comptes en retard.
En résumé, Upflow a non seulement renforcé la performance financière d’Invicti, mais a également permis à son équipe AR de gagner en efficacité et de consacrer davantage de temps à des missions stratégiques.
Les fonctionnalités préférées d'Invicti
Le suivi du DSO : Les analyses avancées d’Upflow permettent à Invicti d’identifier les tendances, d’analyser les variations et d’optimiser sa politique de crédit.
Les cohortes de facturation et les vues consolidées : Ces fonctionnalités facilitent le suivi des factures ouvertes et de la situation des comptes, y compris lorsqu’ils sont répartis sur plusieurs entités.
L’intégration avec les outils clés : Upflow s’intègre parfaitement à NetSuite et Stripe, permettant une mise à jour des paiements en temps réel et une gestion simplifiée des transactions.
Des workflows adaptés à chaque type de client : Des scénarios distincts pour les clients directs et les partenaires permettent une approche plus personnalisée et une meilleure gestion des escalades sur les comptes en retard.
Et maintenant ?
La prochaine étape pour Invicti consiste à continuer d’optimiser son processus de gestion des comptes clients (AR), notamment en affinant sa politique de crédit et ses workflows. L’entreprise souhaite également intégrer pleinement son équipe Customer Success dans Upflow afin de lui offrir une visibilité complète sur les comptes clients et de renforcer la coordination entre les équipes.
L’expérience d’Invicti démontre l’impact qu’une solution comme Upflow peut avoir : optimisation de la cash collection, amélioration de la collaboration entre les équipes et gains d’efficacité durables.
Sacha Darmanin
Accounts Receivable Manager
