Comment Invicti a réduit son délai moyen de paiement de 36%, a adopté l’autopaiement et a minimisé le risque de créances irrécouvrables
Invicti est un leader dans le secteur de la sécurité des applications web, fournissant des produits de cybersécurité qui aident ses clients à identifier les vulnérabilités de leurs systèmes. L'entreprise était confrontée à d'importants défis en matière de recouvrement de trésorerie, luttant pour recevoir des paiements en temps voulu et consacrant beaucoup trop de temps à un suivi manuel. C'est là qu'intervient Upflow.
Sacha Darmanin
Accounts Receivable Manager
68% réduction
des factures en retard de plus de 31 jours, de novembre 2023 à novembre 2024
36% réduction
du Délai Moyen de Paiement en moins de 12 mois (de 69 jours en février 2024 à 44 jours en décembre 2024)
Augmentation de 17X
des paiements reçus via autopay (nov-déc 2024 comparé à mai-juin 2024)
Enoncé de mission :
Invicti a pour mission de propulser le monde vers l'avant en sécurisant chaque application web.
Effectif :
300
Secteur d'activité :
Sécurité informatique et des réseaux
Bureaux :
Austin, TX
Stack intégré avec Upflow :
NetSuite, Stripe
Défis avant Upflow
Avant Upflow, les opérations de comptabilité clients d'Invicti dépendaient fortement d’actions manuelles. Sacha Darmanin, responsable des comptes clients chez Invicti, a souligné : « Nous utilisions NetSuite pour la gestion des données, mais nous transférions souvent les données vers Excel en ajoutant des commentaires pour chaque client.
C'était une tâche très lourde, car chaque semaine, j'organisais une réunion avec chaque membre de l'équipe et je passais en revue les comptes les plus problématiques. »
L’absence d’un processus structuré et guidé a également laissé les membres de l’équipe dans une sorte d’incertitude quant aux étapes suivantes, entrainant une perte d’efficacité colossale. « Par exemple, l'équipe avait l'habitude de poursuivre les comptes en souffrance, mais elle ne savait pas quelle devait être la tâche suivante... si elle devait appeler ou si elle devait contacter en interne quelqu'un qui s'occupait du client, par exemple. »
Sacha et son équipe souhaitaient également réduire le Délai Moyen de Recouvrement et les factures en retard de plus de 31 jours. Le DSO (ou Délai Moyen de Recouvrement en français) mesure le nombre de jours qu'il faut en moyenne à une entreprise pour recouvrer ses créances. Plus le chiffre est élevé, plus il faut de temps à l'entreprise pour être payée. lLa réduction de ce chiffre était un objectif majeur pour Invicti.
En outre, Sacha avait identifié un besoin de traiter les factures à risque qui étaient en passe de devenir des créances irrécouvrables - en particulier, celles qui étaient datant depuis plus d'un mois.
Pour relever ces défis, Sacha et l'équipe d'Invicti ont cherché une solution et ont trouvé Upflow.
Pourquoi Invicti a choisi Upflow
La décision d'implémenter Upflow a été influencée par le besoin d'une solution qui pourrait adresser ces inefficacités directement :
Amélioration de la visibilité et du suivi : Upflow a fourni une vue d'ensemble du délai de recouvrement des créances (DSO), facilitant ainsi son suivi et sa gestion. « Maintenant, avec Upflow, nous avons une visibilité complète du DSO et il est facile d'en faire le suivi. Le DSO est un indicateur que la direction examine chaque trimestre. Et Upflow nous a aidés à identifier les domaines que nous pourrions améliorer », a noté Sacha.
Interface conviviale : La simplicité et la clarté de l'interface utilisateur d'Upflow ont été des attraits majeurs, la rendant facile à utiliser pour n'importe quel membre de l'équipe. Sacha a mentionné : « Lorsque nous avons testé Upflow, une chose que j'ai personnellement beaucoup appréciée est la simplicité de l'interface utilisateur. C'est tellement facile à comprendre. Tout le monde peut comprendre.»
Automatisation et rationalisation : En automatisant les processus de suivi et en proposant des étapes guidées pour l'équipe, Upflow a réduit la dépendance à l'égard des interventions manuelles, réduisant la charge de travail pendant les absences de l'équipe et assurant la continuité des processus.
Le DSO est un indicateur que la direction examine chaque trimestre. Et Upflow nous a aidé à identifier les domaines que nous pouvions améliorer.
Résultats avec Upflow
Upflow a significativement amélioré la performance des comptes clients d'Invicti.
Les paiements en retard de plus de 31 jours ont drastiquement diminué de 68% entre novembre 2023 et novembre 2024.
Cette amélioration s'est directement traduite par une réduction de 36 % du délai de recouvrement des créances (DSO) d'Invicti, de 69 jours en février 2024 à 44 jours en décembre.
Cela a accéléré le flux de trésorerie, fournissant un coup de pouce significatif au fonds de roulement (BFR) d'Invicti.
Invicti a également introduit des paiements automatisés en mai 2024, via l'intégration Stripe d'Upflow.
Les paiements reçus par le biais de l'autopaiement (fonctionnalité “autopay” sur Upflow) ont maintenant été multipliés par 17, indiquant un potentiel d'adoption considérable.
Au-delà de ces indicateurs clés, Upflow a rationalisé les processus de gestion des créances d'Invicti. L'automatisation des emails et de la gestion des tâches a permis de réduire les efforts manuels, d'améliorer les temps de réponse et de minimiser les frais de communication de l'équipe.
En mettant en œuvre des flux de travail distincts pour différents segments de clients, Invicti peut maintenant adapter son approche et gérer efficacement les comptes à risque.
En résumé, Upflow a non seulement amélioré la santé financière d'Invicti, mais aussi l'efficacité et l'efficience des équipes en charge des créances et du recouvrement, leur permettant de se concentrer sur les initiatives qui comptent vraiement.
Les fonctions Upflow préférées d'Invicti
Surveillance du DSO : L'analyse poussée dans Upflow permet à Invicti de suivre les fluctuations, d'évaluer les risques et d'obtenir des informations sur l'optimisation des conditions de crédit.
Cohortes de facturation et vues consolidées : Ces outils aident à examiner les factures ouvertes et l'état des comptes en présentant une image claire, même à travers plusieurs unités commerciales.
Intégration avec des systèmes clés : Upflow s'intègre parfaitement avec NetSuite et Stripe, permettant des mises à jour en temps réel sur les paiements et simplifiant la gestion des transactions.
Des flux de travail rationalisés pour différents types de clients : Des flux de travail distincts pour les clients directs et les partenaires de distribution ont permis des approches plus personnalisées, avec des processus d'escalade pour les comptes à risque.
Quelle est la prochaine étape pour Invicti ?
L'objectif pour Invicti est désormais d'affiner leur processus de comptes clients, en particulier en resserrant leurs conditions de crédit et leurs flux de travail spécifiques. L’intégration complète des équipes en charge de la relation client est également un enjeu majeur permettant à terme une meilleure visibilité et des efforts mieux coordonnés.
L'expérience d'Invicti met en lumière le pouvoir de transformation de l'adoption d'une solution robuste comme Upflow, tant dans l'optimisation des processus de recouvrement de trésorerie que dans l’amélioration de la communication entre les équipes
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