Comment iziwork Italy a optimisé sa cash collection et gagné en visibilité
iziwork est une agence d'emploi digitale qui révolutionne le marché du travail temporaire et du recrutement en réinventant l'expérience de l'emploi grâce à la technologie. Son modèle économique, qui repose sur le versement mensuel des salaires, dépend fortement de paiements clients effectués dans les délais, alors que les factures sont généralement réglées entre 60 et 90 jours après leur émission.
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Les défis avant Upflow
Avant de travailler avec Upflow, iziwork Italy était confrontée à plusieurs défis :
Un tri et une organisation des factures entièrement manuels
La gestion d’un volume important de factures provenant d’une base clients vaste et fragmentée était particulièrement complexe. Trier manuellement les factures et organiser les actions de cash collection représentait une perte de temps considérable pour les équipes d’iziwork Italy.
Un processus de cash collection irrégulier
En l’absence d’automatisation, il était difficile d’assurer un suivi cohérent des relances et de prioriser les factures en retard. Cette situation limitait la capacité d’iziwork Italy à préserver une trésorerie saine.
Une visibilité limitée sur les données
iziwork Italy ne disposait pas d’outils de reporting ni d’analyses suffisamment avancés pour identifier les tendances et optimiser sa stratégie de cash collection.
Pourquoi Upflow ?
Une solution évolutive adaptée à plusieurs pays:
Upflow a d’abord été déployé par l’entité mondiale d’iziwork basée en France, avant d’être mis à disposition de Filippo Tomasi (Finance Director) et de son équipe chez iziwork Italy. Le fait de disposer d’une organisation dédiée dans Upflow permet à l’équipe italienne de gérer de manière indépendante les processus spécifiques au marché italien.Une intégration simple et une automatisation rapide:
Upflow s’est intégré de manière fluide aux systèmes existants d’iziwork Italy et a automatisé le chargement ainsi que l’organisation des factures, générant un gain de temps significatif. Filippo explique : « C’est un produit prêt à l’emploi. Notre intégration a pris une semaine : il a simplement fallu comprendre notre processus de facturation, identifier où se trouvaient les informations, puis automatiser leur extraction et leur organisation. Après un ou deux tests seulement, nous avons pu commencer à utiliser Upflow immédiatement. »
Les résultats obtenus avec Upflow
iziwork Italie a obtenu des résultats impressionnants grâce à Upflow :
1. Une organisation simplifiée
Avant Upflow, iziwork Italy devait trier manuellement un volume important de factures et saisir de nombreuses données provenant d’une vaste base de clients. Comme l’explique Filippo : « Upflow est capable de trier les factures, de les organiser et d’enregistrer automatiquement les principales informations : le client, le montant dû, la date de la facture, la date d’échéance… Nous avons très rarement besoin d’associer manuellement un document à un client. »
Globalement, Upflow a permis d’améliorer la fiabilité des données en supprimant les tâches manuelles et les erreurs humaines, tout en libérant du temps pour que l’équipe d’iziwork Italy puisse se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée, comme la communication et la relation client.
2. Une meilleure collaboration grâce à l'accès multi-utilisateurs
iziwork Italy exploite les différents niveaux de droits d’accès proposés par Upflow afin d’adapter la visibilité de chaque collaborateur à son rôle. Comme la tarification n’est pas liée au nombre d’utilisateurs, l’entreprise a pu déployer Upflow auprès de plusieurs équipes et impliquer davantage de collaborateurs dans sa stratégie de cash collection.
Filippo explique : « Dans Upflow, je peux donner à mes account managers accès uniquement aux clients dont ils sont responsables. Et les personnes en charge d’une zone géographique peuvent avoir une visibilité sur tous les clients de cette région. » Cette gestion fine des accès garantit que chacun dispose uniquement des informations dont il a besoin, sans être submergé par des données non pertinentes.
3. Des workflows automatisés qui assurent un suivi constant
Avant Upflow, maintenir un suivi régulier des factures impayées représentait un véritable défi pour iziwork Italy. Les workflows entièrement personnalisables d’Upflow permettent désormais d’envoyer automatiquement les relances selon des scénarios prédéfinis. Aujourd’hui, 50 % des emails de cash collection sont automatisés via Upflow. L’équipe gagne ainsi un temps précieux tout en conservant l’autre moitié des relances pour des interventions plus personnalisées. Au total, cela représente environ 17 heures gagnées chaque mois, soit près d’une demi-journée récupérée chaque semaine.
L’automatisation garantit qu’aucune facture ne passe entre les mailles du filet, tout en conservant une approche personnalisée. iziwork Italy a récemment enregistré un taux d’ouverture de 40 % sur ses emails de cash collection automatisés, une excellente performance comparée à la moyenne du secteur, qui se situe autour de 30 %.
La fonctionnalité préférée d'iziwork : le Customer Portal
Pour Filippo, le Customer Portal d’Upflow est un véritable atout. Il souligne son rôle essentiel dans l’amélioration de l’expérience client et la simplification des paiements.Filippo highlights the Upflow Customer Portal as a game-changer, emphasizing its role in providing great customer service and a smooth payment experience.
« Ma fonctionnalité préférée d’Upflow… c’est le Customer Portal. Il est très simple d’utilisation et très intuitif. Nous le trouvons vraiment utile et nos clients nous ont fait d’excellents retours. »
Découvrez-en plus sur le portail client Upflow en cliquant ici.
Le Customer Portal Upflow : une nouvelle expérience pour les clients
Grâce au Customer Portal, iziwork Italy peut :
Proposer un espace client personnalisé en libre-service : les clients disposent d’un accès 24h/24 et 7j/7 à l’historique de leurs factures, à leurs paiements passés, aux factures en retard ainsi qu’aux copies téléchargeables de leurs documents. Cette transparence renforce la confiance et réduit les demandes adressées aux équipes.
Simplifier les paiements : plusieurs moyens de paiement modernes sont directement disponibles dans le portail, permettant à chaque client de choisir la méthode qui lui convient le mieux.
Fluidifier les échanges et limiter les litiges : les clients peuvent indiquer une date de paiement prévue et signaler facilement une facture contestée. Les échanges sont ainsi plus simples et les éventuels désaccords peuvent être résolus plus rapidement.
Filippo résume parfaitement la valeur du portail : « Il arrive que des clients nous demandent un email récapitulatif indiquant ce qu’ils doivent payer et à quelle date. Aujourd’hui, au lieu de perdre du temps de notre côté comme du leur, il nous suffit de leur envoyer le lien vers le Customer Portal. Tout est automatiquement disponible. C’est extrêmement simple. »
En définitive, le Customer Portal Upflow agit comme une véritable extension de la marque d’iziwork. Il permet d’offrir une expérience client de grande qualité tout en simplifiant le processus de cash collection.
Grâce à une interface intuitive et à des moyens de paiement variés, l’entreprise améliore simultanément l’expérience de ses clients et l’efficacité de ses équipes.
En résumé : l'impact d'Upflow sur l'activité d'iziwork Italy
Upflow a profondément transformé la manière dont iziwork Italy gère sa cash collection :
Une solution évolutive : Upflow s’est parfaitement adapté aux activités internationales d’iziwork.
Une intégration simple et une automatisation rapide : Upflow s’est intégré sans difficulté aux systèmes existants d’iziwork, automatisant le traitement des factures et générant un gain de temps considérable. La solution a été opérationnelle en seulement une semaine.
Des équipes mieux équipées et une visibilité renforcée : Grâce à l’accès multi-utilisateurs et aux droits d’accès personnalisables, les collaborateurs concernés disposent des informations dont ils ont besoin et collaborent plus efficacement. iziwork a ainsi pu impliquer davantage d’équipes dans la cash collection, sans coût supplémentaire.
Des workflows automatisés et une efficacité accrue : Les workflows automatisés d’Upflow garantissent des relances envoyées au bon moment et permettent d’économiser environ 17 heures de travail manuel par mois. Par ailleurs, iziwork a obtenu un taux d’ouverture de 40 % sur ses emails de cash collection automatisés, soit 10 points de plus que la moyenne du secteur.
Filippo Tomasi
Finance Director
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