Comment Malt a maintenu le rythme de son hyper-croissance et réduit son DSO de 58%

Avant Upflow, le processus de recouvrement de Malt reposait fortement sur des relances manuelles envoyées à une base clients large et en croissance constante.

Avec une entreprise se développant rapidement à travers l’Europe, le nombre de factures devenait difficile à suivre et à gérer.

Comme l’explique Audrey Brunet, Finance Operations Lead chez Malt, ce n’était pas seulement un sujet Finance : maîtriser la cash collection était une priorité business. « En tant qu’entreprise en hyper-croissance, il était d’autant plus important de s’attaquer à ce sujet, car on savait qu’on devait suivre le rythme, s’adapter au marché et s’assurer que nos processus de facturation étaient optimisés pour scaler. Si on n’y arrivait pas, on ne pouvait tout simplement pas continuer l’activité. »

L’approche manuelle et chronophage de Malt en matière de cash collection manquait de transparence, rendant difficile le suivi des relances et du statut des factures en retard. En conséquence, leur DSO augmentait, l’équipe Finance peinant à suivre les factures en cours et manquant de clarté sur où concentrer ses efforts de recouvrement.

« On avait beaucoup de relances manuelles à envoyer à nos clients. Et on n’avait aucune visibilité sur le timing de nos relances ni sur le moment où on était censés recevoir une réponse. » — Audrey Brunet, Finance Operations Lead chez Malt.

Malt avait un besoin urgent d’une solution pour gagner en efficacité et en visibilité sur ses processus de gestion du poste clients.

Malt a trouvé la réponse dans Upflow, permettant à Audrey et son équipe de fluidifier leur processus de recouvrement. Avec Upflow, Malt a pu mettre en place son propre mix personnalisé de relances automatisées et manuelles pour ses clients, libérant son équipe pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Audrey souligne : « L’impact se voit clairement sur le volume qu’on peut gérer chaque jour. Avec Upflow, on peut clairement gérer plus de clients qu’avant. C’est vraiment important pour nous à un moment où on grandit vite. »

Avec une moyenne de 2 000 actions automatisées par mois (par exemple des emails automatisés envoyés) au cours de l’année passée, on estime que Malt a économisé plus de 160 heures par mois pour son équipe Finance. C’est du temps qui a été libéré pour se concentrer sur des tâches plus stratégiques et à valeur ajoutée, plutôt que de passer des jours entiers à relancer des factures impayées.

Audrey apprécie aussi la façon dont Upflow va au-delà de la simple automatisation, en offrant des insights précieux sur le comportement de paiement de ses clients. Les tableaux de bord d’Upflow offrent à Malt la capacité de segmenter ses clients selon leur statut de retard. Cela permet à Audrey et à son équipe de prioriser les actions de recouvrement et de se concentrer sur les clients ayant le plus besoin d’intervention.

Audrey explique : « On a gagné en visibilité sur la façon dont on relance nos clients et sur le nombre d’actions qu’on mène chaque jour. Et on peut vraiment identifier où concentrer nos efforts. »

L’interface conviviale d’Upflow permet à l’équipe de Malt d’accéder rapidement à ses activités de recouvrement et de les gérer. Leurs 25 utilisateurs actifs sur la plateforme couvrent à la fois leurs équipes Finance et Customer Success, améliorant la collaboration inter-équipes et permettant à Malt d’adopter une approche plus proactive de sa cash collection. Cela a en retour amélioré l’expérience client, aidant à éviter les conflits inutiles et à fluidifier le processus de paiement.

Audrey note : « L’équipe adore les visuels. Dès le matin, ils vont directement sur Upflow et vérifient les nouvelles actions à traiter. La façon dont l’outil est conçu est vraiment conviviale. »

De plus, Upflow s’intègre parfaitement via API avec l’ERP développé en interne par Malt, garantissant une synchronisation fluide des données et éliminant la saisie manuelle.

Upflow a transformé le workflow de cash collection de Malt, lui permettant de gérer efficacement une base clients large et en croissance constante.

Malt combine relances automatiques et manuelles dans Upflow, s’appuyant sur l’automatisation de la plateforme pour la majorité des relances, tout en gardant le contrôle sur les cas complexes nécessitant des appels téléphoniques ou des ajustements. Cette approche garantit un équilibre entre efficacité et besoin de communication personnalisée.

L’approche proactive qu’elle peut adopter grâce à la plateforme Upflow signifie que Malt parvient désormais souvent à encaisser les paiements avant même la date d’échéance des factures, ce qui a conduit à une réduction de 58% de son DSO (Days Sales Outstanding).

Pour Audrey, cependant, tout n’est pas qu’une question de rapidité. Elle reconnaît aussi l’importance de la satisfaction client quand il s’agit de la délicate mission de recouvrer des paiements. Audrey insiste : « Il était important pour nous de gagner en efficacité grâce aux relances automatiques, tout en gardant le contrôle sur la façon dont ces relances sont menées. On doit s’assurer d’offrir la meilleure expérience client possible, et on sait que des relances superflues peuvent avoir un impact négatif. »

Upflow permet à Malt de garder le contrôle sur la fréquence des relances, en segmentant les clients et en abordant les cas difficiles de façon plus sur-mesure et manuelle, ce qui s’est avéré utile pour éviter la frustration client.

À mesure que Malt continue de grandir rapidement, Upflow reste un partenaire clé de sa réussite. La solution scalable d’Upflow permet à Malt de gérer une base clients en croissance sans sacrifier son efficacité.

Malt a déjà doublé son investissement dans Upflow en 2024, un signe de la confiance qu’elle accorde à la capacité de l’outil à continuer d’apporter de la valeur à mesure qu’elle grandit.

Avec Upflow, Malt aborde en toute confiance sa croissance future, tout en maintenant une trésorerie saine et des relations clients positives.

L’automatisation intelligente d’Upflow a fluidifié le workflow de cash collection de Malt, offrant un mélange précieux d’efficacité et de scalabilité :

Upflow est devenu un outil indispensable pour Malt, lui permettant de traverser l’hyper-croissance tout en gardant la satisfaction client au cœur de ses priorités.