Comment MasterPro Lighting a multiplié par 20 sa cash collection en 12 mois grâce à Upflow

Tout le suivi order-to-cash de MasterPro vivait dans des onglets Excel éparpillés, « même pas Google Sheets », précise Elisa. Sans registre partagé, « on ne savait pas quelles ventes avaient été conclues, qui avait envoyé quelles factures, ni ce qu’avaient répondu les gens », si bien que les avoirs, annulations et conditions particulières se perdaient, et les clients étaient facturés quand même.

Comme personne ne pouvait voir la balance âgée en temps réel, les factures en retard s’accumulaient. Elisa se souvient : « Un mois, on n’a collecté que 5 000 $ alors qu’on aurait dû être plus proche de 50 000 $ », et de nombreux clients étaient signalés comme instantanément en retard parce que les commerciaux annonçaient du net-45 alors que les factures partaient en net-15. L’arriéré n’a cessé de grossir, jusqu’à ce qu’elle se retrouve à « nettoyer une année entière d’arriérés ».

Pour éviter les modifications accidentelles, l’accès à QuickBooks était limité à quelques administrateurs. Tous les autres devaient « creuser en profondeur » ou demander à la comptabilité de sortir des rapports. « C’est tellement facile de tout casser sur QuickBooks juste en essayant de vérifier quelque chose », explique Elisa. Ce verrouillage créait des goulots d’étranglement et ralentissait chaque appel de recouvrement.

Avant l’automatisation, les relances consistaient à rédiger des emails dans Gmail et à consigner chaque réponse dans un tableur. Elisa était « constamment rivée à sa boîte mail et à mettre à jour Excel/Google Sheets », et la moindre question client mettait en pause tout le lot. Écluser l’arriéré résultant « prenait environ une semaine », coûtant un temps précieux à une équipe de deux personnes qui n’en avait pas à perdre.

Quand un autre éditeur a insisté pour une configuration risquée en « mode développeur » qui « annulerait la garantie… QuickBooks est très clair, on n’intègre pas de cette façon », le responsable IT d’Elisa a immédiatement stoppé les négociations.

Upflow, à l’inverse, se connecte nativement et se resynchronise toutes les cinq minutes. « Vous, vous faites l’intégration de la bonne façon », dit-elle, ajoutant que cette synchronisation propre « a rassuré mon responsable IT » et lui a valu son feu vert.

« Les emails partent, et les réponses reviennent dans un dossier centralisé. Ça ressemble à Gmail, donc ça ne ressemble pas à du spam », explique Elisa. Avec chaque réponse visible dans Upflow, son équipe n’avait plus besoin de la solliciter pour des mises à jour, la libérant enfin d’être « constamment rivée à ma boîte mail et à mettre à jour Excel/Google Sheets ».

Le générateur de workflows d’Upflow a permis à Elisa de créer des parcours parallèles pour les nouvelles factures et l’arriéré ancien, d’ajuster les cadences, et d’intégrer des tâches manuelles uniquement là où l’automatisation ne suffit pas. « J’aime beaucoup les workflows, leur personnalisation, et le fait que tout soit automatisé, mais quand on a besoin d’y glisser du manuel, ça apparaît comme une tâche que je peux traiter en une minute ou deux », dit-elle.

Les plateformes concurrentes « ne voulaient pas travailler avec nous parce qu’on était trop petits, ou voulaient nous facturer 20 à 30k$ par an », se souvient Elisa. « Upflow était la seule entreprise à proposer un prix vraiment raisonnable. » Cette accessibilité s’accompagnait d’un accompagnement personnalisé : « J’ai eu une représentante Upflow vraiment formidable, qui s’est assise avec moi et m’a aidée à construire mes deux premiers workflows à partir de zéro », accélérant la mise en valeur malgré une montagne d’arriérés AR à traiter.

« En 2023, on avait collecté seulement 30 000 $… depuis, on a collecté plus de 700 000 $ en 2024, et j’attribue vraiment ça à Upflow », affirme Elisa. « On n’aurait absolument pas pu y arriver sans vous. »

Même avec un chiffre d’affaires en forte hausse, MasterPro a gardé son équipe AR à seulement deux personnes, prouvant qu’il est possible de faire évoluer sa cash collection sans ajouter de masse salariale.

Upflow déclenche désormais environ 500 relances personnalisées chaque mois, des emails qui étaient auparavant rédigés un par un. Avec une estimation de 5 minutes économisées par email, cela représente plus de 40 heures libérées par mois pour des tâches à plus forte valeur, comme la gestion des cas particuliers et le contact client. Quand une étape manuelle reste nécessaire, « ça apparaît comme une tâche que je peux traiter en une minute, peut-être deux », note Elisa.

Avant Upflow, Elisa était « constamment rivée à ma boîte mail et à mettre à jour Excel » juste pour tenir ses collègues informés. Aujourd’hui, chaque facture, réponse et note vit au même endroit, si bien que son équipe voit les mises à jour « sans avoir à me solliciter ». Les équipes commerciales, Customer Success et Finance partagent désormais une vue Upflow en direct de chaque facture, promesse de paiement et note, sans avoir à donner d’accès en modification à QuickBooks. Elisa résume simplement : « La communication et la visibilité étaient nos plus gros problèmes, et Upflow les a complètement résolus. »

L’histoire de MasterPro Lighting prouve qu’on n’a pas besoin d’une grande équipe ou d’un ERP coûteux pour maîtriser son poste clients. Avec l’intégration QuickBooks d’Upflow, des workflows flexibles et une automatisation intelligente des emails, une équipe de deux personnes a pu :