Comment Passport a réduit son DSO de 32% grâce à Autopay et des relances entièrement automatisées
Alors que sa seule personne dédiée au poste clients s'apprêtait à partir, et avec un processus de cash collection extrêmement manuel, Evan Riesman, Controller chez Passport, a su qu'il était temps d'agir. C'est là qu'Upflow est entré en scène.
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Les défis avant Upflow
Avant Upflow, la cash collection de Passport reposait sur un système manuel lourd, impliquant la création et la relecture de tableurs Excel, l’attribution manuelle des tâches de recouvrement, et le suivi des clients un par un. Cette approche inefficace entraînait plusieurs problèmes critiques.
Le processus manuel était chronophage et propice aux erreurs, détournant des ressources précieuses des activités clés de l’entreprise. Le manque de suivi en temps réel et d’automatisation ralentissait la trésorerie, impactant la capacité de l’entreprise à couvrir ses charges opérationnelles et à investir dans sa croissance. Le départ de la personne en charge du poste clients a encore accentué cette urgence, créant un besoin pressant d’une solution plus efficace et scalable.
À cela s’ajoutait une visibilité limitée sur le statut des factures en cours, rendant difficile l’identification des risques potentiels. L’incapacité à gérer efficacement les petits comptes augmentait le risque de créances passées en perte, impactant la santé financière globale de l’entreprise.
Comme le note Evan Riesman, Controller chez Passport, « On ne traitait vraiment que les gros comptes et les comptes à risque élevé, mais beaucoup de ces petits comptes continuaient de grossir sans être recouvrés. Sans surveillance, ils devenaient un risque important de créances irrécouvrables ou finissaient chez une agence de recouvrement tierce. »
Enfin, en prenant du recul, le secteur du transport international dans lequel évolue Passport exige des délais de paiement rapides. Cela s’explique par la nature de leur activité, qui implique d’avancer de la trésorerie pour leurs opérations et de payer des fournisseurs eux-mêmes soumis à des conditions de paiement serrées. En conséquence, un recouvrement efficace est essentiel à leur stabilité financière et à leur succès.
Pourquoi Passport a choisi Upflow
La décision de Passport de s’associer à Upflow reposait sur plusieurs facteurs clés. L’entreprise cherchait une solution capable de fluidifier son processus de gestion des comptes clients, d’automatiser les tâches manuelles, et d’offrir une meilleure visibilité sur sa trésorerie. La plateforme Upflow a offert une réponse convaincante à ces besoins.
L’une des fonctionnalités les plus séduisantes d’Upflow était son intégration fluide avec les systèmes existants de Passport, notamment leur outil comptable et de facturation QuickBooks. Cela a garanti une transition en douceur et minimisé les perturbations dans leurs opérations.
De plus, l’interface intuitive d’Upflow a rendu la prise en main facile pour l’équipe. « Le temps de formation n’a quasiment pas existé. En fait, on n’en a même pas eu besoin. On a recruté une nouvelle personne pour le poste clients depuis qu’on utilise Upflow, et elle était opérationnelle en quelques heures », précise Evan.
Au-delà des bénéfices technologiques et de la facilité d’utilisation, Passport a été impressionnée par l’engagement d’Upflow envers la sécurité des données et un support exceptionnel. L’entreprise a apprécié la connaissance et la patience démontrées par l’équipe d’Upflow, qui ont rendu le processus de mise en place fluide et rassurant. Comme l’explique Evan, « Upflow avait l’air simple à mettre en place. Et l’équipe semblait vraiment prête à travailler avec nous et à nous accompagner dans notre croissance. »
Upflow accélère les paiements en ligne et l'adoption d'Autopay
Avant Upflow, Passport peinait à proposer une option Autopay fiable à ses clients. C’était une priorité pour l’équipe : faire basculer un maximum de clients vers des moyens de paiement en ligne, couplés à un prélèvement automatique à la date d’échéance de la facture.
Passport savait qu’une clé pour transformer sa trésorerie était de pouvoir enregistrer les cartes bancaires dans le système et faire accepter l’Autopay à ses clients pour chaque facture.
Cependant, des processus manuels et les limites des outils existants rendaient difficile la mise à l’échelle et la gestion efficace de ces paiements automatiques.
Depuis la mise en place d’Upflow, Passport a constaté une augmentation significative des paiements en ligne et des inscriptions à Autopay, en particulier auprès de ses clients de taille moyenne et petite.
« La plupart de nos clients Autopay sont des entreprises de taille moyenne à petite, ce qui est en fait excellent pour nous, car ce sont celles qui demandent le plus d’accompagnement. Cela a fait gagner un temps considérable à notre équipe AR, qui n’a plus à faire de relance manuelle », précise Evan.
Les avantages de l'Autopay avec Upflow
En proposant une option Autopay pratique et sécurisée, Passport a pu :
Réduire les relances et suivis manuels : l’Autopay élimine le besoin d’envoyer des factures et relances manuellement, faisant gagner du temps et des ressources.
Améliorer sa trésorerie : des paiements réguliers et effectués à temps grâce à l’Autopay contribuent à améliorer la trésorerie et à réduire le risque de retards de paiement.
Renforcer l’expérience client : un portail client en libre-service permet aux clients d’accéder facilement à leurs factures, relevés et autres informations de compte, améliorant leur expérience globale.
L’expérience de Passport illustre la valeur de la plateforme Upflow pour développer les paiements en ligne et l’adoption de l’Autopay. En automatisant les processus manuels et en offrant une expérience pratique et sécurisée, à la fois pour les clients et pour l’entreprise, Upflow aide à fluidifier les opérations de gestion des comptes clients et à améliorer la trésorerie.
Passport économise un temps précieux avec des workflows 100% automatisés, tout en renforçant la transparence pour ses clients
Passport a entièrement automatisé son processus de gestion des comptes clients grâce à Upflow, générant un gain de temps significatif et une meilleure efficacité. En automatisant les tâches routinières, comme l’envoi des relances et le traitement des paiements, l’équipe de Passport peut se concentrer sur des activités plus stratégiques et un accompagnement personnalisé des clients.
Comme l’explique Evan, « Le fait de ne pas avoir à demander à nos collaborateurs d’aller sur Upflow et de cliquer sur une centaine de tâches nous fait gagner des heures et des heures. On peut faire confiance à Upflow pour faire ce pour quoi il a été conçu. »
Cette automatisation a libéré un temps précieux pour que l’équipe de Passport puisse traiter des sujets plus complexes et offrir un accompagnement personnalisé aux clients. Par exemple, ils peuvent désormais se concentrer sur la résolution des demandes liées aux factures et construire des relations plus solides avec leurs clients.
Au-delà du gain d’efficacité, l’automatisation du processus de gestion des comptes clients a aussi amélioré l’expérience client. En offrant aux clients un accès facile à leurs factures, leur historique de paiement et les informations de leur compte via le Customer Portal d’Upflow, Passport a renforcé la transparence et réduit le besoin de demandes manuelles de la part des clients sur le statut de leurs paiements ou des factures égarées. Comme le note Evan, « Upflow offre bien plus de visibilité à un client que ce qu’on pourrait lui offrir nous-mêmes. »
Une intégration fluide avec QuickBooks
Passport a constaté que l’intégration entre Upflow et Intuit QuickBooks (utilisé comme outil de facturation et de comptabilité) était extrêmement bénéfique. L’intégration simplifie le rapprochement des paiements avec les factures, la récupération des factures et avoirs, et l’accès des clients à leurs informations de compte.
Cette intégration s’est avérée particulièrement précieuse, permettant à l’équipe de Passport de :
Automatiser la synchronisation des données : l’intégration synchronise automatiquement les données entre Upflow et QuickBooks, éliminant la saisie manuelle et réduisant le risque d’erreurs.
Fluidifier le traitement des paiements : en rapprochant automatiquement les paiements des factures, l’intégration simplifie le processus de rapprochement et améliore la trésorerie.
Passport a également apprécié la flexibilité d’Upflow pour répondre à ses besoins spécifiques. Bien que l’intégration initiale n’incluait pas les pièces jointes aux factures, l’équipe d’ingénierie d’Upflow a rapidement mis en place une solution sur mesure pour garantir une transition fluide pour les clients de Passport.
L'impact d'Upflow sur l'activité de Passport
Passport a constaté des améliorations significatives dans son processus de gestion des comptes clients depuis la mise en place d’Upflow. Voici les principaux axes d’amélioration :
32% de réduction du DSO : le Days Sales Outstanding (DSO) de l’entreprise est passé de 32 jours en septembre 2023 à 22 jours en août 2024, révélant une amélioration significative de la trésorerie. En accélérant le recouvrement des factures en cours, l’entreprise a pu réinvestir ces fonds dans des initiatives de croissance, des améliorations opérationnelles et d’autres priorités stratégiques.
75% de baisse des factures en retard : le nombre de factures dépassant 30 jours de retard a diminué de 75% au cours de la première année d’utilisation d’Upflow. La réduction du risque de créances irrécouvrables et l’amélioration de la trésorerie ont renforcé la stabilité et la résilience financière globale de l’entreprise.
Des relations clients améliorées : la capacité à offrir aux clients une expérience de paiement plus efficace et transparente a eu un impact positif sur les relations clients de Passport. En simplifiant le paiement et en offrant un accès facile aux informations de compte, l’entreprise a pu renforcer la confiance et la fidélité de ses clients.
Passport a découvert qu'il y a moins de mauvais payeurs qu'on ne le pense
Passport a constaté qu’après avoir mis en place un nouveau processus de gestion des comptes clients soutenu par Upflow, bon nombre de clients perçus comme de « mauvais payeurs » sont en fait devenus des clients fiables.
En améliorant son processus de gestion des comptes clients et en offrant un meilleur service client, Passport a pu identifier et traiter les causes profondes des retards de paiement.
Comme l’explique Evan, « Les personnes qu’on pensait être de mauvais payeurs… une fois qu’on peut vraiment les contacter de façon régulière et leur donner des moyens plus simples d’accéder aux données et de payer leurs factures, elles deviennent des payeurs quasi parfaits. »
En offrant une expérience de paiement plus efficace et conviviale, Passport a pu construire la confiance et la fidélité de ses clients, améliorant leur comportement de paiement.
A propos de Passport
Fondée en 2017, Passport est un fournisseur de solutions internationales qui permet aux marques de se développer à l’international, en toute simplicité. Grâce à sa technologie et à ses services internalisés d’expédition de colis à l’international et de conformité, Passport a permis à plus de 1 000 commerçants de toutes tailles d’accéder à plus de 180 pays à travers le monde et d’y développer leur activité de manière fluide. Début 2024, Passport a annoncé le lancement de Passport Global, une solution tout-en-un d’internationalisation et d’expédition mondiale qui réunit ses services d’expédition, de conformité et de localisation au service de marques internationales telles que Promix Nutrition, Wildflower Cases, Woxer, Dolls Kill et OneSkin. Pour en savoir plus sur les services de Passport, rendez-vous sur passportshipping.com.
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