Accounts Receivable Software
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How Pedlex saved 20+ finance team hours per week and reduced their aging balance

Pedlex, a Montreal-based industrial storage company, faced challenges managing their accounts receivable (AR) process within NetSuite. While they enjoyed strong client relationships, collecting payments often involved manual tasks and chasing down lost invoices.

Francis Poirier

President

20 heures

économisées par semaine sur les tâches manuelles, ce qui équivaut à $38 400 (CAD) au cours des 12 derniers mois.

$3M

encaissés en un seul mois grâce à Upflow (janvier 2024)

Réduction de 14 %

des factures en retard de plus de 31 jours

Enoncé de mission

Pedlex propose des solutions personnalisées et clés en main pour les systèmes de stockage et de manutention. Elle offre des services de consultation, de conception, d'installation et de certification, avec plus de 40 ans d'expérience dans l'industrie.

Effectif

50

Business

Solutions de stockage

Bureaux

Montréal, Canada

Outils

Netsuite

Les inefficacités des comptes clients causaient des problèmes à Pedlex

Le processus de gestion des créances clients de Pedlex manquait d'efficacité. Le suivi manuel des factures signifiait qu'un temps précieux du personnel était consacré à des tâches répétitives telles que l'envoi d'e-mails et la réalisation d'appels téléphoniques pour relancer les factures en retard. Cela ne nuisait pas seulement à la productivité, mais offrait également peu de garanties de réussite, car l’équipe avait du mal à absorber la charge de travail manuel. Les factures oubliées pouvaient facilement entraîner des retards dans le recouvrement des paiements.

La visibilité sur leurs comptes clients était un autre obstacle pour Pedlex. L'équipe finance n'avait pas une visibilité claire sur ses créances clients. Cela rendait difficile l'identification des factures à risque ou la priorisation des efforts de recouvrement.

Pedlex avait pris conscience des limitations de son logiciel de comptabilité existant, NetSuite, lorsqu'il s'agissait de gérer son processus de comptes clients. Bien que NetSuite offrait des fonctionnalités de base, il manquait des fonctionnalités spécifiques dont Pedlex avait besoin pour automatiser les tâches et obtenir des informations plus approfondies. Cela signifiait qu'il fallait s'appuyer sur des solutions de contournement manuelles et qu'il était difficile d'optimiser son processus de recouvrement.

Francis Poirier, président de Pedlex et son équipe savaient qu'il était temps d'apporter un changement significatif.

Solution : Pedlex choisit Upflow pour l'optimisation de ses comptes clients

Pedlex a vu en Upflow la clé pour débloquer un processus de comptes clients plus efficace et automatisé. "Upflow nous a permis d'économiser l'équivalent d'un demi-employé en temps consacré aux actions manuelles. Il ne s'agissait pas de tâches à valeur ajoutée", note Francis Poirier.

En tenant compte de cette estimation d'économie de temps, on peut affirmer avec certitude que Pedlex a économisé $800 (CAD) par semaine, ce qui équivaut à $3 200 (CAD) par mois et à un total de $38 400 (CAD) au cours des 12 derniers mois.

Cela représente un retour sur investissement de 125 % sur le temps gagné uniquement !

Amélioration du flux de trésorerie et satisfaction client

Pour l'équipe de Pedlex, cette efficacité s'est traduite par des résultats concrets. En matière de liquidités, Pedlex a collecté un total de 27,8 millions de dollars canadiens depuis qu'elle a commencé à utiliser Upflow il y a un peu moins d'un an, avec près de 3 millions de dollars canadiens encaissés en janvier 2024 (ce qui représente son meilleur mois).

Le solde impayé de Pedlex a également diminué, se traduisant par moins de retards de paiements significatifs sur les factures impayées depuis 30 jours ou plus. Dans les faits, le volume des factures de plus de 31 jours de Pedlex est passé de 36 % de son solde impayé total lors de sa mise en service en avril 2023 à 22 % en mars 2024.

Upflow nous a permis d'économiser l'équivalent d'un demi-employé en temps consacré aux actions manuelles. Il ne s'agissait pas de tâches à valeur ajoutée

L’analyse et l’interface interface utilisateur d'Upflow facilitent le recouvrement

Les analyses disponibles dans Upflow ont également révolutionné la gestion des comptes clients pour Pedlex. « On peut voir la situation en temps réel et savoir quel client a payé, qui n'a pas payé, qui est en retard et qui est vraiment en retard », explique Francis. Savoir où on en est représente souvent la première étape vers l'amélioration.

Pour Francis et son équipe, les tableaux de bord personnalisables d'Upflow ont rapidement répondu à leurs principales questions sur les comptes clients, tout en présentant les informations dans un format simple et digeste.

Pedlex a également reconnu la valeur de l'interface intuitive d'Upflow. Upflow est conçu pour être convivial, permettant au personnel de se familiariser rapidement avec le système. Comme le dit Francis : « Nous donnons simplement un accès à Upflow à notre équipe et, après une heure ou deux, ils se débrouillent seuls. » Cela minimise les temps d'arrêt et garantit que tout le monde peut exploiter efficacement les fonctionnalités d'Upflow.

On peut voir la situation en temps réel et savoir quel client a payé, qui n'a pas payé, qui est en retard et qui est vraiment en retard.

Intégration native avec NetSuite et données fiables

Un autre avantage majeur pour Pedlex était l'intégration intuitive et rapide d'Upflow avec NetSuite. Cela signifiait la fin des problèmes de transfert de données entre leur logiciel de comptabilité existant et une nouvelle solution de gestion des comptes clients.

Upflow s'intègre parfaitement à NetSuite, garantissant un flux sans effort de toutes les informations nécessaires entre les deux systèmes. Pour Francis, les avantages sont doubles : gain de temps et élimination des risques d'erreurs causés par la saisie manuelle des données.

En résumé : l'impact d'Upflow sur l'activité de Pedlex

Upflow a transformé le processus de comptes clients de Pedlex, entraînant des améliorations significatives :

  • Réduction des coûts : Upflow a permis à l'équipe financière d'économiser 20 heures par semaine, ce qui équivaut à une économie financière de $38 400 (CAD) au cours des 12 derniers mois.

  • Productivité accrue : Le personnel peut se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée grâce à l'automatisation.

  • Amélioration de la trésorerie : Des délais de recouvrement des factures plus courts se traduisent par une meilleure trésorerie. Pedlex a collecté un total de $27,8 millions (CAD) depuis qu'elle a commencé à utiliser Upflow, avec près de $3 millions (CAD) encaissés en janvier 2024.

  • Relation clients améliorée : Un portail client pratique et collaboratif rationalise la communication et simplifie les paiements, faisant de Pedlex une entreprise "avec qui il est facile de faire affaire", comme l'a déclaré Francis Poirier (président de Pedlex).

En automatisant les flux de travail, en offrant une visibilité en temps réel et en améliorant le service client, Upflow est devenu un outil essentiel pour la réussite continue de Pedlex.

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