Le processus de gestion des créances clients de Pedlex manquait d'efficacité. Le suivi manuel des factures signifiait qu'un temps précieux du personnel était consacré à des tâches répétitives telles que l'envoi d'e-mails et la réalisation d'appels téléphoniques pour relancer les factures en retard. Cela ne nuisait pas seulement à la productivité, mais offrait également peu de garanties de réussite, car l’équipe avait du mal à absorber la charge de travail manuel. Les factures oubliées pouvaient facilement entraîner des retards dans le recouvrement des paiements.

La visibilité sur leurs comptes clients était un autre obstacle pour Pedlex. L'équipe finance n'avait pas une visibilité claire sur ses créances clients. Cela rendait difficile l'identification des factures à risque ou la priorisation des efforts de recouvrement.

Pedlex avait pris conscience des limitations de son logiciel de comptabilité existant, NetSuite, lorsqu'il s'agissait de gérer son processus de comptes clients. Bien que NetSuite offrait des fonctionnalités de base, il manquait des fonctionnalités spécifiques dont Pedlex avait besoin pour automatiser les tâches et obtenir des informations plus approfondies. Cela signifiait qu'il fallait s'appuyer sur des solutions de contournement manuelles et qu'il était difficile d'optimiser son processus de recouvrement.

Francis Poirier, président de Pedlex et son équipe savaient qu'il était temps d'apporter un changement significatif.

Les analyses disponibles dans Upflow ont également révolutionné la gestion des comptes clients pour Pedlex. « On peut voir la situation en temps réel et savoir quel client a payé, qui n'a pas payé, qui est en retard et qui est vraiment en retard », explique Francis. Savoir où on en est représente souvent la première étape vers l'amélioration.

Pour Francis et son équipe, les tableaux de bord personnalisables d'Upflow ont rapidement répondu à leurs principales questions sur les comptes clients, tout en présentant les informations dans un format simple et digeste.

Pedlex a également reconnu la valeur de l'interface intuitive d'Upflow. Upflow est conçu pour être convivial, permettant au personnel de se familiariser rapidement avec le système. Comme le dit Francis : « Nous donnons simplement un accès à Upflow à notre équipe et, après une heure ou deux, ils se débrouillent seuls. » Cela minimise les temps d'arrêt et garantit que tout le monde peut exploiter efficacement les fonctionnalités d'Upflow.

Upflow a transformé le processus de comptes clients de Pedlex, entraînant des améliorations significatives :

• Réduction des coûts : Upflow a permis à l'équipe financière d'économiser 20 heures par semaine, ce qui équivaut à une économie financière de $38 400 (CAD) au cours des 12 derniers mois.

• Productivité accrue : Le personnel peut se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée grâce à l'automatisation.

• Amélioration de la trésorerie : Des délais de recouvrement des factures plus courts se traduisent par une meilleure trésorerie. Pedlex a collecté un total de $27,8 millions (CAD) depuis qu'elle a commencé à utiliser Upflow, avec près de $3 millions (CAD) encaissés en janvier 2024.

• Relation clients améliorée : Un portail client pratique et collaboratif rationalise la communication et simplifie les paiements, faisant de Pedlex une entreprise "avec qui il est facile de faire affaire", comme l'a déclaré Francis Poirier (président de Pedlex).

En automatisant les flux de travail, en offrant une visibilité en temps réel et en améliorant le service client, Upflow est devenu un outil essentiel pour la réussite continue de Pedlex.