Comment Pedlex a économisé plus de 20 heures par semaine et réduit sa balance âgée
Pedlex, entreprise basée à Montréal spécialisée dans les solutions de stockage industriel, faisait face à des difficultés dans la gestion de son poste clients au sein de NetSuite. Malgré de solides relations avec ses clients, le recouvrement impliquait souvent des tâches manuelles et la recherche de factures égarées.
20 heures
3 M$
14%
Des inefficacités dans le poste clients causaient des maux de tête à Pedlex
Le processus de gestion des comptes clients de Pedlex manquait d’efficacité. Relancer manuellement les factures signifiait consacrer un temps précieux à des tâches répétitives, comme l’envoi d’emails et les appels téléphoniques pour suivre les factures en retard. Cela pesait non seulement sur la productivité, mais offrait aussi peu de garanties de succès. Des factures perdues ou un simple oubli côté client pouvaient facilement retarder l’encaissement des paiements.
La visibilité sur le poste clients était un autre obstacle pour Pedlex. L’équipe Finance manquait d’une vision claire de sa balance âgée. Cela rendait difficile l’identification des factures en retard ou la priorisation des efforts de recouvrement.
Pedlex avait fini par constater les limites de son logiciel comptable existant, NetSuite, pour gérer son processus de poste clients. Si NetSuite offrait des fonctionnalités de base solides, il lui manquait les fonctionnalités spécifiques dont Pedlex avait besoin pour automatiser les tâches et gagner en visibilité. Cela impliquait de s’appuyer sur des solutions de contournement manuelles et de peiner à optimiser le processus de recouvrement.
Francis Poirier, President de Pedlex, et son équipe, savaient qu’il était temps d’opérer un changement majeur.
Solution : Pedlex choisit Upflow pour optimiser son poste clients
Pedlex a vu en Upflow la clé pour débloquer un processus de gestion des comptes clients plus efficace et automatisé. « Upflow nous a fait économiser l’équivalent d’un demi-poste en temps consacré à des actions manuelles. Ce n’étaient pas des tâches à valeur ajoutée », note Francis Poirier.
En se basant sur cette estimation de gain de temps, on peut affirmer avec confiance que Pedlex a économisé 800 $ CAD par semaine, soit 3 200 $ CAD par mois, et un total de 38 400 $ CAD sur les 12 derniers mois.
Cela représente un ROI de 125% rien que sur le temps économisé !
Pour l’équipe de Pedlex, cette efficacité tient aux workflows automatisés qu’il est possible de mettre en place dans Upflow, leur permettant de dire adieu à la tâche fastidieuse d’envoyer manuellement des emails de relance pour les factures en retard. Upflow s’occupe de tout cela, libérant du temps et des efforts pour des tâches plus stratégiques.
Cette efficacité s’est aussi traduite par des résultats business concrets. Côté trésorerie, Pedlex a encaissé un total de 27,8 M$ CAD depuis qu’elle utilise Upflow, il y a un peu moins d’un an, avec près de 3 M$ CAD encaissés en janvier 2024 (leur meilleur mois).
La balance âgée de Pedlex s’est également améliorée, ce qui signifie qu’ils rencontrent aujourd’hui moins de difficultés avec des retards de paiement significatifs et des factures impayées depuis 30 jours ou plus. En effet, la tranche des factures en retard de plus de 31 jours de Pedlex est passée de 36% de la balance âgée totale au lancement en avril 2023, à 22% en mars 2024.
Les analytics et l'interface d'Upflow facilitent la cash collection
Les analytics disponibles dans Upflow ont aussi changé la donne pour Pedlex. « On voit la situation en temps réel, et on sait quel client a payé, qui ne paie pas, qui est en retard et qui est vraiment en retard », précise Francis. Savoir où l’on en est est souvent la première étape pour s’améliorer. Pour Francis et son équipe, les tableaux de bord personnalisables d’Upflow répondent rapidement à leurs principales questions AR, tout en présentant l’information de façon claire et facile à digérer.
Pedlex a également reconnu la valeur de l’interface intuitive d’Upflow. Upflow est conçu pour être convivial, permettant aux équipes de prendre rapidement leurs marques avec le système. Comme le résume Francis, « On donne simplement à notre équipe un accès à Upflow, et après une heure ou deux, ils s’en sortent tout seuls. » Cela minimise les temps morts et garantit que chacun peut exploiter efficacement les fonctionnalités d’Upflow.
Des données fiables grâce à l'intégration native avec NetSuite
Un autre avantage majeur pour Pedlex a été l’intégration transparente d’Upflow avec NetSuite. Fini les casse-têtes liés au transfert de données entre leur logiciel comptable existant et une nouvelle solution AR.
Upflow s’intègre parfaitement à NetSuite, garantissant une circulation fluide de toutes les informations nécessaires entre les deux systèmes. Pour Francis, les bénéfices sont doubles : du temps gagné, et l’élimination des risques d’erreurs liés à la saisie manuelle des données.
En résumé : l'impact d'Upflow sur l'activité de Pedlex
Upflow a transformé le processus AR de Pedlex, apportant des améliorations significatives :
Réduction des coûts : Upflow a permis à l’équipe Finance d’économiser 20 heures par semaine, soit une économie financière de 38 400 $ CAD sur les 12 derniers mois.
Productivité accrue : les équipes peuvent se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée grâce à l’automatisation.
Trésorerie améliorée : des délais de recouvrement plus rapides améliorent la trésorerie. Pedlex a encaissé un total de 27,8 M$ CAD depuis qu’elle utilise Upflow, avec près de 3 M$ CAD encaissés en janvier 2024.
Relations clients renforcées : un portail client convivial fluidifie la communication et simplifie les paiements, rendant Pedlex « facile à faire affaire avec » comme le formule Francis Poirier, President de Pedlex.
En automatisant les workflows, en offrant une visibilité en temps réel et en améliorant le service client, Upflow est devenu un outil essentiel pour la réussite continue de Pedlex.
Francis Poirier
President
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