Comment PlayPlay économise plus de 46 heures par mois grâce à Upflow
PlayPlay, la solution de création vidéo en ligne, faisait face à des défis croissants liés à l'augmentation de son nombre de clients et aux retards de paiement. Ses processus manuels et l'utilisation de plusieurs outils déconnectés rendaient sa montée en charge difficile.
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La croissance de PlayPlay compliquait la gestion des comptes clients
Avant Upflow, le processus de cash collection de PlayPlay devenait de plus en plus difficile à gérer à mesure que sa base clients grandissait. Le principal défi résidait dans l’absence de scalabilité de son organisation. Tout était géré manuellement : les relances de factures étaient suivies dans des tableurs, ce qui demandait un travail considérable. Cette approche fragmentée offrait très peu de visibilité sur les actions de cash collection en temps réel.
À cela s’ajoutait un manque d’intégration entre les différents outils. Le logiciel comptable de PlayPlay ne synchronisait les paiements bancaires qu’au moment des clôtures mensuelles. Camille Moreaud, Billing Operations Manager, manquait donc d’une vision en temps réel des factures impayées, ce qui rendait toute gestion proactive de la trésorerie impossible.
Enfin, les ressources étaient limitées. Avec seulement deux personnes au sein de l’équipe Finance, le temps consacré aux relances manuelles ne laissait que peu de place aux missions plus stratégiques. PlayPlay avait besoin d’une solution capable d’automatiser ses workflows, de centraliser ses données et de libérer du temps pour ses équipes.
Comme le dit elle-même Camille : « Nous passions à côté d’une partie de notre trésorerie ».
Étape 1 : Choisir la bonne solution de gestion des comptes clients
Lorsque PlayPlay a souhaité moderniser son processus de cash collection, plusieurs critères ont naturellement conduit au choix d’Upflow.
La capacité à accompagner la croissance de l’entreprise était essentielle. Upflow pouvait gérer sans difficulté l’augmentation continue du volume de factures, tout en conservant des performances élevées. Ses fonctionnalités collaboratives ont également joué un rôle clé. Les équipes pouvaient désormais travailler ensemble au sein d’une même plateforme, évitant les pertes d’information et rendant le processus de cash collection beaucoup plus fluide.
L’un des principaux avantages d’Upflow résidait dans la centralisation de toutes les interactions avec les clients. Emails, appels téléphoniques ou courriers : Camille a rapidement compris qu’Upflow permettrait aux équipes Finance, Commerciales et Customer Success de collaborer autour d’une vue unique des comptes clients. Cette approche éliminait les silos d’information et facilitait une gestion beaucoup plus coordonnée de la cash collection.
PlayPlay a également été convaincu par la flexibilité des stratégies de relance proposées par Upflow. Les emails et workflows peuvent être adaptés selon le pays ou le mode de paiement du client. Par exemple, l’entreprise peut envoyer des rappels plus cordiaux aux clients américains à l’approche de l’échéance, tout en adoptant un ton plus formel pour les administrations publiques françaises. Cette personnalisation garantit une communication adaptée à chaque profil de client.
Enfin, PlayPlay a particulièrement apprécié les échanges avec les équipes commerciales d’Upflow, qui ont renforcé sa confiance dans la solution et dans la perspective d’un partenariat durable.
Étape 2 : Passer à NetSuite pour la facturation et la comptabilité
Avec l’augmentation du nombre de clients et de son chiffre d’affaires, PlayPlay avait besoin d’une solution plus robuste pour gérer sa facturation et sa comptabilité. Upflow étant déjà utilisé pour les comptes clients et la cash collection, le moment était idéal pour migrer vers NetSuite.
Le précédent logiciel de facturation était devenu trop coûteux à mesure que le volume de factures augmentait, sa tarification étant basée sur le montant total facturé.
NetSuite offrait une alternative beaucoup plus adaptée : une plateforme unique pour gérer l’ensemble des activités de facturation et de comptabilité. Cette centralisation a permis de remplacer plusieurs outils utilisés par les trois filiales internationales de PlayPlay (France, Allemagne et États-Unis), simplifiant les processus financiers et améliorant l’efficacité globale.
Autre avantage majeur : Upflow disposait déjà d’une intégration native éprouvée avec NetSuite, développée au fil de nombreuses années de collaboration entre les deux équipes.
Comme l’explique Camille : « En seulement dix secondes, tout était connecté… Ce qui est vraiment intéressant avec cette intégration, c’est la visibilité qu’elle nous apporte. Nous ne pouvons pas financer un accès NetSuite pour chaque membre des équipes Customer Success ou Commerciales. En revanche, avec Upflow, nous pouvons leur donner accès afin qu’ils consultent les factures et paiements de leurs clients. C’est probablement le plus grand avantage à mes yeux. »
La possibilité d’ajouter un nombre illimité d’utilisateurs, quel que soit le plan tarifaire Upflow, a véritablement changé la manière dont PlayPlay collabore autour de sa stratégie de cash collection.
Des résultats concrets grâce à Upflow
L’expérience de PlayPlay illustre parfaitement l’impact d’une solution de cash collection pensée de manière stratégique. Voici comment Upflow a répondu aux besoins de l’entreprise et les résultats obtenus.
Un gain de temps considérable grâce à l’automatisation : Avant Upflow, les relances des factures impayées étaient entièrement réalisées manuellement. Désormais, 100 % des emails de relance sont automatisés, libérant un temps précieux pour l’équipe Finance. En se basant sur le nombre moyen d’actions automatisées entre janvier et juin 2024, on estime que PlayPlay économise plus de 46 heures par mois. Cela représente plus d’une semaine de travail économisée chaque mois grâce à l’automatisation. Comme le souligne Camille : « Le principal impact d’Upflow est le gain de temps, puisque 100 % des emails de relance sont désormais envoyés automatiquement. Je peux maintenant me concentrer sur des actions plus stratégiques : les relances manuelles appartiennent au passé. »
Un DSO maîtrisé malgré une forte croissance : Le Days Sales Outstanding (DSO) est un indicateur clé de la santé de la trésorerie. Lorsqu’il augmente, cela signifie que les clients mettent plus de temps à régler leurs factures, ce qui peut peser sur les finances de l’entreprise. Avec Upflow, PlayPlay est parvenu à maintenir un DSO stable, malgré une forte croissance de son portefeuille clients et sans recruter de nouveaux collaborateurs pour gérer la cash collection. Cette performance démontre la capacité d’Upflow à accélérer les encaissements tout en accompagnant la montée en charge de l’entreprise. Grâce à un DSO maîtrisé, PlayPlay peut poursuivre sa croissance en toute confiance, sans que sa trésorerie ne soit pénalisée par des retards de paiement.
L'importance d'une communication proactive avec les clients
Communiquer en amont est essentiel pour entretenir des relations clients solides.
Grâce à Upflow, PlayPlay enregistre un taux d’ouverture moyen de 65 % sur ses emails de relance automatisés, garantissant que les factures sont vues et traitées rapidement par les clients.
Grâce aux intégrations avec les principaux fournisseurs de messagerie, Upflow permet d’envoyer automatiquement les emails au nom d’une personne identifiée, plutôt que depuis une adresse générique telle que finance@ ou noreply@.
Cette approche réduit les risques de malentendus et de retards, favorise une communication plus humaine et améliore l’expérience de paiement des clients. Ce fort taux d’ouverture permet également à PlayPlay de limiter les relances réactives, générant un gain de temps et de ressources supplémentaire.
Les fonctionnalités préférées de PlayPlay
Les relances et actions automatisées : Les plans de relance automatisés ont été l’un des principaux critères ayant motivé le choix d’Upflow. Ils permettent à PlayPlay d’automatiser les communications essentielles tout au long du processus de cash collection et de garantir un suivi régulier, sans intervention manuelle.
Une communication multicanale : Les fonctionnalités multicanales d’Upflow permettent à PlayPlay de centraliser toutes ses interactions avec les clients au sein d’une seule plateforme. En plus des emails automatisés, les équipes peuvent passer des appels, les enregistrer et conserver tout l’historique des échanges directement dans Upflow. Cette approche centralisée améliore la visibilité sur les interactions avec les clients et facilite le suivi des dossiers.
Des analyses avancées : PlayPlay apprécie particulièrement les tableaux de bord analytiques d’Upflow, à la fois clairs et exploitables. Ils offrent une visibilité en temps réel sur les performances de la cash collection, facilitent le suivi des principaux indicateurs et permettent d’identifier rapidement les axes d’amélioration. Comme l’explique Camille : « Nous pouvons obtenir une vue consolidée de l’ensemble de nos filiales. Cela nous permet de prendre des décisions plus éclairées. »
Une intégration native avec NetSuite : En tant qu’utilisateur de NetSuite, PlayPlay bénéficie pleinement de l’intégration native proposée par Upflow. Cette connexion garantit la fiabilité des données entre les deux plateformes et élimine les saisies manuelles ainsi que les développements d’intégration complexes. Résultat : un gain de temps important tout en assurant la qualité des données.
Un accompagnement client de qualité : La qualité du support client constitue également un véritable atout d’Upflow. Camille souligne la réactivité de son Account Manager, toujours disponible pour répondre rapidement à ses questions et lui proposer des recommandations afin d’optimiser ses plans de relance. Cet accompagnement personnalisé permet à PlayPlay de tirer pleinement parti de la plateforme et d’améliorer continuellement sa stratégie de cash collection.
Le résultat
Grâce à Upflow, PlayPlay a considérablement amélioré l’efficacité de sa cash collection, renforcé sa visibilité sur ses comptes clients et facilité la collaboration entre ses équipes. Les fonctionnalités d’automatisation et la capacité de la plateforme à accompagner sa croissance ont permis de libérer un temps précieux pour les collaborateurs tout en favorisant des paiements plus rapides. PlayPlay peut ainsi consacrer davantage de ressources à son développement et à la satisfaction de ses clients.
Camille Moreaud
Billing Operations Manager
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