Comment Staffmatch économise 35 heures par mois grâce à une véritable stratégie de cash collection multicanale
Staffmatch, acteur majeur du travail temporaire, a considérablement optimisé son processus de cash collection et gagné en efficacité grâce à Upflow.
35 heures
300
5 ans
Avant Upflow : un processus manuel et chronophage
Avant d’adopter Upflow, Staffmatch gérait ses relances de manière entièrement manuelle, un processus à la fois chronophage et source d’erreurs. En tant qu’agence de travail temporaire, Staffmatch met rapidement en relation des intérimaires avec des entreprises clientes, souvent pour des missions de courte durée.
Ce rythme soutenu, associé à la nécessité d’être payé rapidement afin de rémunérer les intérimaires dans les délais, exige un processus de cash collection à la fois fiable et performant.
Cécilia Côny, Responsable Service Client & Recouvrement, a expliqué, « Nous manquions de visibilité sur la situation de nos comptes clients et avions souvent des difficultés à assurer un rythme de relance cohérent. »
Cette approche manuelle était non seulement inefficace, mais elle augmentait également le risque d’oublier certaines relances importantes, avec des conséquences financières potentiellement significatives pour Staffmatch.
Un processus optimisé, une meilleure visibilité et des relations clients renforcées grâce à Upflow
La plateforme intuitive d’Upflow a apporté une réponse complète aux défis rencontrés par Staffmatch. En automatisant les tâches répétitives et en offrant une visibilité en temps réel, la solution a permis à l’entreprise de :
Optimiser les opérations Finance : L’automatisation de 2 000 relances par mois permet à Staffmatch d’économiser environ 35 heures chaque mois, laissant davantage de temps à l’équipe pour des missions à plus forte valeur ajoutée. Ces relances s’inscrivent dans une véritable stratégie de cash collection multicanale, comprenant également l’envoi automatisé d’environ 300 courriers simples et recommandés par an.
Améliorer la visibilité sur les comptes clients : Le tableau de bord centralisé d’Upflow offre une vision claire des créances en retard, du DSO et des tendances de paiement, permettant d’identifier rapidement les situations à risque. « Les tableaux de bord et les analyses me permettent de suivre notre progression, les objectifs fixés en interne, ainsi que les périodes les plus dynamiques ou les plus volatiles. La véritable valeur ajoutée réside dans notre capacité à anticiper les situations susceptibles d’évoluer vers des bad debts et à agir avant qu’il ne soit trop tard. »
Renforcer les relations clients : En envoyant des relances personnalisées au bon moment, Staffmatch entretient une relation de qualité avec ses clients tout en conservant une approche professionnelle et efficace. « Nos clients débiteurs reçoivent désormais nos relances à intervalles réguliers. La planification de ces relances ainsi que leur contenu nous permettent d’établir un dialogue cohérent avec eux autour du paiement. »
Réduire les coûts : Grâce aux capacités d’automatisation d’Upflow, Staffmatch a limité le besoin de recruter des collaborateurs supplémentaires, générant ainsi d’importantes économies. « Grâce à Upflow, nous avons optimisé l’allocation de nos ressources. Nous avons réduit le besoin de recruter de nouveaux collaborateurs et pouvons désormais prendre nos décisions de recrutement en fonction de besoins réels, plutôt que simplement pour absorber une hausse de la charge de travail. »
Une véritable stratégie de cash collection multicanale
Staffmatch s’appuie sur les fonctionnalités multicanales d’Upflow pour adapter sa stratégie de communication aux préférences de chaque client. En combinant les emails, les appels téléphoniques et les courriers postaux, l’entreprise maximise la visibilité de ses relances et leur efficacité.
Cécilia a souligné l’importance d’une approche équilibrée : « Une relance efficace repose davantage sur sa qualité que sur sa quantité. La principale force d’une stratégie multicanale est de rester visible auprès du client par différents canaux, ce qui augmente les chances d’atteindre rapidement le bon interlocuteur. »
Passer d'une approche réactive à une cash collection proactive
Upflow a profondément transformé la manière dont Staffmatch gère sa cash collection, en faisant évoluer son approche d’une logique réactive vers une démarche proactive. Les fonctionnalités d’automatisation de la plateforme, comme les relances en un clic, ont considérablement réduit le temps consacré aux tâches répétitives, permettant à l’équipe de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.
Cette nouvelle efficacité permet désormais à Staffmatch d’anticiper les échéances de paiement, d’identifier rapidement les situations à risque et de résoudre les litiges sans attendre. En intervenant en amont, l’entreprise améliore son cash flow tout en limitant le risque de bad debts.
Enfin, ce gain de temps a également permis de renforcer l’autonomie et les compétences de l’équipe. Les collaborateurs peuvent se consacrer à des missions plus stratégiques, développer leur expertise et contribuer davantage à la croissance de l’entreprise, ce qui renforce encore l’efficacité globale du processus de cash collection.
Cécilia Côny
Customer Service & Collection Manager
