Comment Veryable a fait basculer ses paiements en ligne et réduit son DSO de 37%
Veryable est une place de marché en ligne qui révolutionne le secteur manufacturier américain en connectant les entreprises à des travailleurs. La gestion du poste clients et de la cash collection était devenue un défi majeur pour Veryable, freinant son efficacité opérationnelle.
15%
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$52,000
Défi n°1 : la façon dont Veryable était payée
Avant de choisir Upflow, Veryable rencontrait des difficultés à gérer efficacement ses processus de poste clients.
Un problème majeur concernait la façon dont l’entreprise était payée. Bien qu’elle utilise Intuit QuickBooks, qui facilite les paiements directs par carte bancaire et prélèvement ACH, beaucoup de ses clients préféraient encore payer par chèque.
Un problème majeur concernait la façon dont l’entreprise était payée. Bien qu’elle utilise Intuit QuickBooks, qui facilite les paiements directs par carte bancaire et prélèvement ACH, beaucoup de ses clients préféraient encore payer par chèque.
« Les paiements par chèque échappent à notre contrôle. Cela dépend surtout du système postal. Parfois on reçoit un chèque trois jours après que le client l’a envoyé, parfois c’est un mois ou deux plus tard », note Teonia Hansome, Staff Accountant chez Veryable.
Mais ce n’était pas seulement une question de délai de réception des chèques. Le temps de traitement posait aussi problème. Les clients envoyaient généralement leur paiement à la date d’échéance de la facture, plutôt que de s’assurer que Veryable le reçoive à cette date. Ce décalage signifiait que des semaines pouvaient s’écouler sans que les fonds ne soient disponibles, compliquant la gestion financière de Veryable. Teonia note : « Il y a tout simplement trop d’intermédiaires, ce qui cause bien trop de problèmes hors de notre contrôle. »
Cette situation n’entraînait pas seulement des retards de paiement, mais aussi du temps perdu en échanges incessants avec des clients persuadés d’avoir payé à temps.
Défi n°2 : communiquer efficacement, en interne comme en externe
De plus, la communication autour du poste clients et de la cash collection était un problème majeur pour Veryable. La nature fragmentée de son système rendait difficile le maintien d’une communication claire et cohérente, tant en interne qu’en externe.
En interne, il était difficile de suivre les relances et les interactions clients à travers différentes plateformes, ce qui entraînait des inefficacités et des malentendus. En externe, les allers-retours avec les clients sur le statut des paiements généraient souvent de la frustration et retardaient la résolution des problèmes de paiement.
Ces communications fragmentées avaient des implications plus larges pour l’activité de Veryable. Une communication inefficace pouvait fragiliser les relations clients, et in fine, impacter négativement la trésorerie.
Ces communications fragmentées avaient des implications plus larges pour l’activité de Veryable. Une communication inefficace pouvait fragiliser les relations clients, et in fine, impacter négativement la trésorerie.
Pourquoi Veryable a choisi Upflow
Initialement, Veryable a choisi Upflow avant tout pour ses capacités de cash collection, afin de reprendre le contrôle sur son DSO grandissant, un symptôme majeur de la façon dont l’entreprise était payée, principalement par chèque.
La décision de changer était aussi motivée par le besoin d’un outil centralisé et efficace pour gérer le recouvrement. « Avant, on essayait de faire cohabiter QuickBooks et le système de carte bancaire utilisé sur notre plateforme. Des reçus différents provenant d’entreprises différentes, et des informations arrivant de partout. »
« Upflow nous aide à communiquer, en interne comme en externe, et il y a un endroit où retrouver l’historique de toutes les communications pour chaque client. »
Teonia précise : « Pouvoir garder une trace de toutes ces données, de tout le recouvrement et de toutes les communications qu’on a avec nos clients, ainsi qu’en interne avec notre équipe… ça a vraiment été très utile pour automatiser énormément de choses. »
Si c’était la raison initiale du changement, l’équipe de Veryable a rapidement découvert des fonctionnalités bien plus larges dans Upflow : « En chemin, on a découvert que vous aviez bien plus de fonctionnalités qu’on pourrait utiliser et qui pourraient avoir un impact positif sur nos clients », note Teonia.
Faire basculer les paiements en ligne
Face aux défis liés à la façon dont elle était payée, Veryable s’est fixé pour objectif de faire migrer tous ses clients hors des paiements par chèque.
Face aux défis liés à la façon dont elle était payée, Veryable s’est fixé pour objectif de faire migrer tous ses clients hors des paiements par chèque.
« Avoir la possibilité de payer directement via Upflow était un vrai plus, c’est un peu comme un guichet unique pour nous maintenant », note Teonia.
Au départ, Veryable a choisi Upflow pour ses fonctionnalités complètes de cash collection, mais les fonctionnalités de paiement d’Upflow (Payments by Upflow) sont rapidement devenues un véritable game changer, générant d’excellents résultats pour l’entreprise.
Avec 15% du mix de paiement de Veryable désormais traité en ligne via Upflow (95% par carte et 5% par prélèvement ACH au T2 2024), l’entreprise a constaté des tendances positives concernant les transactions de valeur élevée également payées en ligne. En fait, la valeur moyenne des transactions en ligne dépasse aujourd’hui 2 000 $, avec le plus gros paiement reçu à 52 000 $.
La nature de ces transactions en ligne, contrairement aux moyens de paiement traditionnels comme les chèques, signifie que la trésorerie due à Veryable est disponible plus rapidement pour réinvestir et faire grandir l’entreprise.
Au global, Payments by Upflow a facilité le paiement pour les clients de Veryable en proposant plusieurs moyens de paiement via une UX cohérente et fluide. Cette flexibilité a encore fluidifié leurs processus de paiement et renforcé la satisfaction client.
Un DSO réduit signifie plus de trésorerie disponible pour financer la croissance
L’une des réussites les plus significatives, liée à la capacité de Veryable à recevoir davantage de paiements en ligne, est la réduction de son DSO (Days Sales Outstanding).
« En remontant à août 2023, notre DSO était de 35 jours. Ce mois-ci, il est de 22 jours », rapporte Teonia. Cette réduction de 13 jours (soit 37%) du DSO a aidé Veryable à se rapprocher de ses conditions de paiement nettes de 15 jours, et signifie une trésorerie améliorée pour l’entreprise, essentielle à ses opérations.
En réduisant son DSO, Veryable a débloqué des bénéfices financiers substantiels. Une trésorerie améliorée réduit la charge de financement, permettant à Veryable de moins dépendre de sources de financement externes et de s’appuyer davantage sur la trésorerie générée par ses opérations.
Cette disponibilité immédiate de trésorerie signifie que Veryable peut réinvestir dans son activité plus rapidement et plus efficacement, alimentant sa croissance et ses améliorations opérationnelles.
De plus, la réduction du DSO a créé un filet de sécurité, renforçant la stabilité financière de l’entreprise et lui permettant de traverser les fluctuations du marché avec plus de confiance.
En résumé : l'impact d'Upflow sur l'activité de Veryable
Upflow a transformé le processus de gestion du poste clients de Veryable, le rendant plus efficace et plus centralisé.
Le passage aux paiements en ligne a non seulement amélioré la trésorerie, mais a aussi fluidifié les opérations en réduisant la dépendance aux paiements par chèque, lents.
Avec une réduction de 13 jours, soit 37%, de son DSO, et une communication renforcée, l’équipe de Veryable est aujourd’hui mieux positionnée pour piloter ses opérations financières et se concentrer sur la croissance de son activité.
Teonia Hansome
Staff Accountant
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