Directeurs Financiers, évaluez les coûts cachés de votre argent dehors !

L'argent dehors a un coût. Chaque retard de paiement, chaque action de relance, chaque facture oubliée vient augmenter ce coût. Et diminuer les marges. Cependant, ce coût reste souvent difficile à estimer.

En cause, les multiples facteurs à prendre en compte pour le calculer. Mais on note souvent une tendance à sous-estimer ces coûts qui, "parce qu'on a toujours fait comme ça", et sont perçus comme inéluctables dans la gestion du poste clients.

Et vous : connaissez-vous le coût de votre argent dehors ?

La gestion du poste clients : un processus coûteux

Pour les entreprises B2B, le poste clients représente une charge de travail conséquente. Mises bout à bout, les actions de relance sur les clients en retard de paiement, de rapprochement manuel sur les paiements entrants, et de création de rapports occupent une part significative dans le quotidien des équipes financières.

De plus, un chiffrage exact des dépenses générées par le poste clients est complexifié par le manque à gagner que représente l'affectation des équipes à des tâches répétitives. Le rapprochement bancaire, par exemple, est une étape critique du cycle de recouvrement (et donc impossible à supprimer) mais nécessite souvent de sacrifier le temps d'un responsable de trésorerie dont l'expertise n'est pas nécessaire à l'accomplissement de la tâche. Idem pour les relances clients dont la gestion nécessite une approche systématique au risque de voir les retards de paiement empirer rapidement.

Mises bout à bout, ces actions ont un coût. Le coût d'une mauvaise utilisation des ressources de l'équipe financière, mais aussi un coût sur les résultats de l'entreprise. Et les retards de paiement tirent sur le BFR, ce qui représente encore un coût supplémentaire. De même pour les créances irrécouvrables, ou pertes sèches qui viennent alourdir la note.

Entre coûts salariaux, coûts de trésorerie et pertes sèches : votre poste clients peut peser lourd sur vos marges.

Calculer le coût de l'argent dehors : c'est possible ?

Oui, de manière estimative. Or, même si le chiffrage n'est pas exact au centime d'euros près, il n'en reste pas moins un indicateur important à estimer pour la direction financière.

Idéalement, une estimation fiable du coût de l'argent dehors s'appuierait sur : le temps passé sur les tâches relatives à la relance, au rapprochement, le suivi et le reporting, le manque à gagner que représente ce temps, et les gains conséquents à une baisse du délai moyen de paiement (DSO) et des créances irrécouvrables.

Un exercice fastidieux que nous avons voulu vous simplifier à l'aide d'un excel de calcul du coût de poste client.

Le calculateur des coûts du poste clients

Pour effectuer votre estimation avec notre calculateur des coûts du poste clients, rassemblez d'abord les éléments suivants :

• Le salaire horaire moyen de votre équipe financière

• Le nombre d'employés dans votre équipe

• Le temps de réconciliation par employé par jour

• Le chiffre d'affaires annuel

• L'encours moyen de votre poste client

Muni de ces informations, le calculateur vous génère automatiquement une estimation des coûts chargés par mois, de l'économie que représenterait pour vous l'utilisation d'une solution permettant d'automatiser et de systématiser certains processus, ainsi que l'impact de ces outils sur le délai de moyen de paiement.

Récupérer les points de marge avec Upflow

Upflow est la plateforme de référence pour le suivi du poste clients et la relance de factures pour les PME B2B. Upflow permet aux équipes financières de reprendre le contrôle de leur poste clients et d'accompagner leur transformation digitale. Voici pourquoi nos clients recommandent Upflow pour vous accompagner la digitalisation de la DAF et la mise en place d'une stratégie visant à récupérer ces points de marge :

Relance systématique

Upflow synchronise les équipes financières et commerciales afin de permettre un traitement plus simple, plus rapide, et moins coûteux de vos factures en retard de paiement. La relance systématisée d'Upflow permet aussi de réduire le DSO et ainsi améliorer votre BFR.

Vue détaillée

Upflow génère automatiquement les tableaux de bord vous permettant de piloter vos principaux indicateurs financiers. Suivez votre DSO en temps réel et par client pour mettre en place des plans d'actions concrets pour reprendre le contrôle de votre poste clients.

Une meilleure connaissance de vos clients vous permet également d'identifier rapidement les mauvais payeurs, et de prendre les mesures qui s'imposent pour limiter vos irrécouvrables.

Avec Upflow, digitalisez la gestion du poste clients et réduisez vos coûts.