Suivi de facturation client : encore sur des tableaux Excel ?

Les entreprises B2B émettent souvent des centaines factures par mois, et c'est souvent bien difficile de suivre cette facturation. Le problème : les factures en attente de règlement sont regroupées dans des outils qui ne sont pas adaptés au suivi et à la relance de facture. Logiciels de facturation, ERP, et autres outils comptables ne permettent pas aux équipes financières de suivre l'avancée de la relance sur chaque facture, ni de mesurer l'efficacité de leurs actions. La raison ? Ces outils ne sont pas pensés pour répondre à ces problématiques. A défaut d'outils adaptés, 60% des entreprises B2B se tournent vers un tableau Excel de suivi de facturation client. Une solution qui a l'avantage d'être gratuite, mais dont les limites se font rapidement sentir.

Comment mieux s'organiser pour mieux se faire payer ? Voici quelques modèles à suivre, et des alternatives à considérer.

Téléchargez gratuitement notre modèle de suivi de facturation Excel

Pour vous accompagner dans la mise en place de votre processus de suivi de facturation, nous retrouvons souvent un Excel de suivi de facturation client comme celui ci. Un modèle simple et utilisé fréquemment, mais qui nécessite toutefois quelques conseils afin de le rendre utile :

• Définissez un plan de relance adapté à vos clients. Pour plus de conseils pour mettre en place une procédure de relance efficace, consultez notre article.

• Utilisez le tableau de suivi de relance pour être informé de quand déclencher les différentes étapes du plan,

• Mettez à jour le tableau de suivi quotidiennement pour garder une vue précise de vos encours client.

Note: Si votre entreprise génère plus d'1M€ de chiffre d'affaire, nos experts recommandent de passer à une solution dédiée à la gestion du poste clients afin de permettre à vos équipes de travailler plus efficacement.

Les limites d'Excel

Faute d'outil adapté, le suivi du poste clients et des factures en attentes demeure souvent une tâche manuelle, fastidieuse, et répétitive. Une situation qui nuit à l'efficacité des équipes financières.

60% des entreprises B2B utilisent Excel pour le suivi de facturation, un outil peu adapté à leurs problématiques et dont les limites empêchent les entreprises d'être efficaces sur leurs encaissements.

En effet, un tableau de suivi mis à jour de manière irrégulière peut être à l'origine d'imprécisions dans le processus de relance. Relance de facture déjà réglée, relance de montants inexacts, voire dans certains cas relance de facture en litige : un oubli de mise à jour peut avoir des répercussions tout le long du cycle de facturation.

De plus, la relance est une tâche dont la charge implique souvent plusieurs équipes (financières, commerciales, voire dirigeantes). Elle nécessite de fait une parfaite collaboration entre les membres de ces équipes pour rester efficace. Un point sur lequel le tableau de suivi Excel peut s'avérer un vrai cauchemar : absence de notification, conflits de fichiers, si votre équipe ne sait pas à qui revient quelle action elle ne peut pas agir de manière synchronisée comme le requiert un processus de relance maîtrisé.

Enfin, si la l'équipe financière est en passe de basculer vers un rôle plus analytique tel qu'on peut lui prédire avec la digitalisation des outils financiers, cette évolution passe obligatoirement par la mise en place d'outils permettant la collecte et le traitement de données automatiquement et en temps réel.

Tous les services de l'entreprise ont amorcé ce tournant vers une plus profonde digitalisation de leurs métiers. Et il ne tient qu'à l'équipe financière d'engager sa propre transformation.

De la collecte à l'analyse, la digitalisation transforme la direction financière en véritable chef d'orchestre de la donnée financière de l'entreprise.

Découvrez Upflow : la solution de suivi de facturation client en temps réel

Upflow est la plateforme de référence pour le suivi du poste client et la relance de factures pour les PME B2B. Upflow permet aux équipes financières de reprendre le contrôle de leur poste clients et d'accompagner leur transformation digitale. Voici pourquoi nos clients recommandent Upflow pour le suivi de facturation client :

Rapprochement automatique

Upflow permet aux équipes financières de gagner du temps en automatisant les tâches répétitives journalières telles que le rapprochement bancaire. En générant un état des expositions clients à jour, Upflow permet un suivi de facture plus précis et des relances plus efficaces.

Collaboration simplifiée

Upflow centralise l'intégralité de votre suivi de facture et permet d'alerter chaque membre de votre équipe lorsqu'il doit mener une action de relance. Réduisez votre délai moyen de paiement en effectuant une relance client au bon moment et avec le bon interlocuteur.

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